Denne artikel guider dig igennem, hvordan du administrerer valutaer og valutakurser i Acubiz. Korrekt valutaopsætning sikrer præcis bogføring af udlæg og understøtter godkendelsesflowet på tværs af landegrænser.
Indholdsfortegnelse
- Sådan fungerer valutakurser i Acubiz
- Tværorganisatorisk prokuragodkendelse og valutahåndtering
- Systemvaluta
- Opret ny valuta
- Beregning og indtastning af aktiv valutakurs
- Slet en valuta
Sådan fungerer valutakurser i Acubiz
I Acubiz opdateres valutakurserne som standard på daglig eller månedlig basis. Kurserne hentes automatisk via Danmarks Nationalbanks DataService, forudsat at automatisk kursopdatering er aktiveret i jeres Acubiz-løsning.
Bemærk: Valutakurser anvendes udelukkende i forbindelse med kontante udlæg foretaget i en anden valuta end systemvalutaen, så transaktionen konverteres og bogføres korrekt.
Tværorganisatorisk prokuragodkendelse og valutahåndtering
Når en Acubiz-løsning spænder over flere lande og selskaber med forskellige valutaer, anvendes valutakurserne til at omregne ledernes prokuragrænser (godkendelsesbeløb).
Hvis en leder i ét land skal godkende udgifter for brugere i et andet land, skal lederens valuta være oprettet som en tilgængelig valuta i datterselskabets Acubiz-system. Det er ikke et krav, at det er selskabets systemvaluta, men den skal eksistere i systemet, for at prokuragrænsen kan omregnes korrekt.
Eksempel (Skandinavien): Hvis en dansk leder (DKK) skal godkende udgifter for svenske medarbejdere (SEK), skal DKK være oprettet som en tilgængelig valuta i det svenske system. Derved kan prokuragrænsen omregnes korrekt til SEK.
Automatisk vs. manuel valutaopdatering
- Standardvalutaer: Acubiz håndterer automatisk valutaomregningen for de gængse valutaer, der understøttes af Nationalbankens automatiske kursfeed.
- Øvrige valutaer: Hvis jeres løsning anvender en valuta, der ikke understøttes af det automatiske feed, skal valutaen oprettes og opdateres manuelt.
Konsekvens ved manglende valutaopsætning
Hvis en nødvendig valuta mangler i systemet, kan Acubiz ikke omregne prokuragrænsen. Dette vil resultere i en fejlmeddelelse for medarbejderen, som vil være forhindret i at sende sin afregning til godkendelse.
Eksempel på konflikt: En medarbejder tilhører selskabet i De Forenede Arabiske Emirater (AED), og den godkendende leder sidder i selskabet i Finland (EUR).
For at afregningen kan indsendes, skal EUR være oprettet i den emiratiske Acubiz-løsning. Mangler EUR, kan systemet ikke omregne lederens prokuragrænse fra EUR til AED.
Systemvaluta
Kontroller altid systemvalutaen for den specifikke Acubiz-løsning, du arbejder i. Systemvalutaen er den primære valuta, som selskabet bogfører i, og den fremgår øverst i valuta-oversigten.
Opret ny valuta
Hvis du skal tilføje en valuta, som ikke fremgår af systemets standardliste, gøres det via følgende sti:
- Gå til ADMIN --> KONTOPLAN --> Valuta (inkl. kurser).
- Klik på knappen OPRET VALUTAKURS.
- Udfyld følgende felter:
- ISO kurs: Indtast valutaens officielle ISO-kode (f.eks. VND for vietnamesiske dong eller USD for amerikanske dollars).
-
Aktiv valutakurs: Angiv kursen baseret på 100 enheder af den udenlandske valuta omregnet til selskabets systemvaluta (se beregning nedenfor).
Valutaens ISO kode: (Se en liste over valuta ISO-koder - eksternt link)
Beregning og indtastning af aktiv valutakurs
Når du indtaster en manuel valutakurs, skal den altid beregnes ud fra, hvad 100 stk. af den udenlandske valuta koster i systemvalutaen.
Du kan bruge eksterne valutaomregnere (f.eks. XE.com) til at finde den aktuelle omregningsfaktor:
Slet en valuta
Hvis en valuta ikke længere skal være aktiv eller tilgængelig i systemet, kan den slettes således:
- Gå til ADMIN --> KONTOPLAN --> Valuta (inkl. kurser).
- Klik på den specifikke valuta, du ønsker at fjerne.
- Klik på Rediger.
- Klik på Slet
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.