I Acubiz er der forskel på hvilke transaktioner der kan slettes og hvordan, samt hvilke transaktioner der ikke kan slettes.

Overblik:

• Transaktioner der ikke kan slettes
• Transaktioner der kan slettes:

Transaktioner der ikke kan slettes

Hvis virksomheden har integration af elektroniske transaktioner, kan disse ikke slettes!

Elektroniske transaktioner er bl.a.

• Kreditkort transaktioner med virksomheds betaling
• Rejsekonti transaktioner
• Teleselskabs transaktioner
• Benzinselskabs transaktioner
• Leasingselskabs transaktioner

Acubiz kan ikke hjælpe med at slette disse typer transaktioner. Der er flere årsager, men en af årsagerne kan være hensættelse af transaktioner. Det vil sige, at der allerede er foretaget en bogføring, som i tilfælde af sletning, aldrig bliver udlignet. Det vil skævvride regnskabet og afstemning imod Acubiz.

Et par eksempler på hvor man kunne ønske at transaktioner bliver slettet:

Bruger har lavet udlæg i stedet for sit kreditkort:

Hvis en bruger eksempelvis har brugt sit kreditkort, men har indsendt kvittering via et kontant udlæg, så vil kreditkort transaktionen stadig være i Acubiz og skal stadig behandles. I et sådant tilfælde skal udlægget afvises tilbage til brugeren, som så sletter udlægget og derefter behandler kreditkort transaktionen på korrekt vis.

Der har været misbrug af en brugers kreditkort:

I tilfælde af misbrug er det vigtigt at der tages kontakt til banken med det samme og gør indsigelse. Transaktionen med misbruget slettes ikke, da det er et reelt forbrug på kreditkortet. Derimod skal der komme en transaktion fra banken som modsvarer misbrugstransaktionen (en kreditering). Der kan være lang tid imellem indsigelsen og evt. kreditering, så derfor kan der komme en faktura fra banken hvor virksomheden skal betale for misbruget. Men det bliver så modregnet på en efterfølgende faktura. Dette er en process virksomheden har med banken direkte (udenom Acubiz).

Medarbejderen er stoppet i virksomheden

Hvis en medarbejder stopper i virksomheden og har transaktioner liggende som ikke er afregnet, så er metoden at disse skal flyttes til en anden bruger, som så kan afregne disse for at få dem bogført. Se evt. Flytte enkelte kreditkort transaktioner til anden medarbejder

Transaktionerne er gamle

Dette kan være en kombination af at medarbejderen er stoppet, eller at medarbejderen ikke har fået ordnet sine transkationer. Sørg først for at medarbejderen får dem afregnet, ellers flyt dem til en anden som kan afregne dem: Flytte enkelte kreditkort transaktioner til anden medarbejder

Transaktioner der kan slettes:

Følgende transaktionstyper kan slettes i Acubiz.

• Kreditkort transaktioner med privat betaling
• Kontante udlæg
• Kørsels- og diætregistreringer

Det er dog vigtigt, at er de eksporteret og bogført anbefales det ikke at de slettes fra Acubiz.

Transaktioner der skal slettes skal afvises tilbage til medarbejderen og dermed ligge som status "ubehandlet" eller "Afvist". Alle andre stadier kan ikke slettes.