I Acubiz er der forskel på, hvilke transaktioner der kan slettes, hvordan det kan gøres, samt hvilke transaktioner der ikke kan slettes.

Overblik:

• Transaktioner der ikke kan slettes
• Transaktioner der kan slettes

Transaktioner der ikke kan slettes

Hvis virksomheden har integration med elektroniske transaktioner, kan disse desværre ikke slettes.

Elektroniske transaktioner inkluderer blandt andet:

• Kreditkorttransaktioner med virksomhedsbetaling
• Rejsekontotransaktioner
• Teleselskabstransaktioner
• Benzinselskabstransaktioner
• Leasingselskabstransaktioner

Acubiz kan ikke hjælpe med at slette denne type transaktioner. Det skyldes blandt andet, at transaktionerne kan være bogført, og hvis sådanne bogføringer slettes, kan det skabe ubalance i regnskabet og forkerte afstemninger i Acubiz.

Her er et par eksempler på situationer, hvor man kunne ønske at slette transaktioner:

Bruger har lavet udlæg i stedet for at bruge sit kreditkort:

Hvis en bruger for eksempel har brugt sit kreditkort, men indsendt kvitteringen som et kontant udlæg, vil kreditkorttransaktionen stadig være synlig i Acubiz og skal håndteres. I sådanne tilfælde bør udlægget afvises og sendes tilbage til brugeren, som så kan slette udlægget og håndtere kreditkorttransaktionen korrekt.

Der har været misbrug af en brugers kreditkort:

Hvis der er mistanke om misbrug, er det vigtigt straks at kontakte banken og gøre indsigelse. Misbrugstransaktionen slettes ikke, da den repræsenterer et faktisk forbrug på kreditkortet. Banken vil normalt udstede en kreditering, der neutraliserer misbrugstransaktionen. Bemærk, at der kan gå noget tid, før en sådan kreditering sker, og virksomheden kan modtage en faktura for det misbrugte beløb, som senere bliver modregnet på en senere faktura. Denne proces håndteres direkte mellem virksomheden og banken uden involvering fra Acubiz.

Medarbejderen er stoppet i virksomheden

Hvis en medarbejder er fratrådt, og der stadig er uafregnede transaktioner, bør disse overføres til en anden bruger, som kan håndtere afregningen, så transaktionerne bliver bogført korrekt. Se eventuelt Flytte enkelte kreditkorttransaktioner til en anden medarbejder.

Transaktionerne er gamle

Det kan skyldes, at medarbejderen er fratrådt, eller at vedkommende ikke har færdiggjort sine transaktioner. Sørg først for, at medarbejderen selv afregner dem. Alternativt kan de overføres til en anden, der kan færdiggøre afregningen: Flytte enkelte kreditkorttransaktioner til en anden medarbejder.

Transaktioner der kan slettes:

Følgende typer transaktioner kan slettes i Acubiz:

• Kreditkorttransaktioner med privatbetaling
• Kontante udlæg
• Kørsels- og diætregistreringer

Det er vigtigt at være opmærksom på, at transaktioner, som allerede er eksporteret og bogført, ikke bør slettes i Acubiz. Transaktioner, der skal slettes, skal returneres til medarbejderen og have status som "ubehandlet" eller "afvist". Transaktioner på andre stadier kan ikke slettes.