I Acubiz er der forskel på hvilke transaktioner der kan slettes og hvordan, samt hvilke transaktioner der ikke kan slettes.
Overblik:
Transaktioner der ikke kan slettes
Hvis virksomheden har integration af elektroniske transaktioner, kan disse ikke slettes!
Elektroniske transaktioner er bl.a.
- Kreditkort transaktioner med virksomheds betaling
- Rejsekonti transaktioner
- Teleselskabs transaktioner
- Benzinselskabs transaktioner
- Leasingselskabs transaktioner
Acubiz kan desværre ikke assistere med sletning af denne type transaktioner. Dette skyldes flere faktorer, hvoraf en væsentlig årsag er, at transaktionerne kan være hensat, hvilket betyder, at de allerede er blevet bogført. Hvis sådanne bogføringer slettes, vil det resultere i ubalancer i regnskabet og fejlagtige afstemninger mod Acubiz.
Et par eksempler på hvor man kunne ønske at transaktioner bliver slettet:
Bruger har lavet udlæg i stedet for sit kreditkort:
Hvis en bruger for eksempel har benyttet sit kreditkort, men har indsendt kvitteringen som et kontant udlæg, vil kreditkorttransaktionen stadig fremgå i Acubiz og kræver fortsat håndtering. I sådanne tilfælde bør udlægget afvises og returneres til brugeren, som derefter skal slette udlægget og behandle kreditkorttransaktionen korrekt.
Der har været misbrug af en brugers kreditkort:
Ved mistanke om misbrug er det afgørende straks at kontakte banken og gøre indsigelse. Misbrugstransaktionen slettes ikke, da det repræsenterer et faktisk forbrug på kreditkortet. I stedet vil banken typisk udstede en transaktion, der neutraliserer misbrugstransaktionen (en kreditering). Bemærk, at der kan gå nogen tid mellem indsigelsen og en eventuel kreditering, hvilket kan resultere i, at virksomheden modtager en faktura fra banken for det misbrugte beløb. Denne udgift vil senere blive modregnet på en efterfølgende faktura. Denne proces håndteres direkte mellem virksomheden og banken, uden involvering fra Acubiz.
Medarbejderen er stoppet i virksomheden
Hvis en medarbejder fratræder virksomheden, og der stadig foreligger uafregnede transaktioner, bør disse overføres til en anden bruger. Denne bruger kan herefter håndtere afregningen, så transaktionerne kan blive korrekt bogført. Se evt. Flytte enkelte kreditkort transaktioner til anden medarbejder
Transaktionerne er gamle
Dette kan skyldes en kombination af, at medarbejderen er fratrådt, eller at vedkommende ikke har færdiggjort sine transaktioner. Sørg først for, at medarbejderen selv afregner dem. Alternativt, overfør dem til en anden med ansvar for at gennemføre afregningen: Flytte enkelte kreditkort transaktioner til anden medarbejder
Transaktioner der kan slettes:
Følgende transaktionstyper kan slettes i Acubiz.
- Kreditkort transaktioner med privat betaling
- Kontante udlæg
- Kørsels- og diætregistreringer
Det er vigtigt at bemærke, at transaktioner, der allerede er blevet eksporteret og bogført, bør ikke slettes fra Acubiz. Transaktioner, der skal slettes, skal returneres til medarbejderen og have status som "ubehandlet" eller "afvist". Transaktioner på alle andre stadier kan ikke slettes.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.