Overgang fra ét selskab til flere selskaber i samme løsning

Når jeres virksomhed vækster, kan det blive aktuelt at udvide jeres eksisterende Acubiz-løsning fra ét selskab (regnskab) til flere.

En udvidelse med flere selskaber påvirker som udgangspunkt ikke de nuværende brugeres daglige arbejdsgang i det eksisterende selskab. Der vil dog ske ændringer i den fremtidige administration og opsætning af løsningen.

Indhold i denne artikel:

• Skift mellem selskaber – Sådan navigerer brugere mellem forskellige enheder.
• Brugeropsætning i Acubiz – Håndtering af primære og sekundære tilhørsforhold.
• Adgang til sekundære selskaber – Tildeling af roller på tværs af organisationen.
• Andre administrative påvirkninger – Overvejelser vedrørende integrationer og masterdata.

Skift mellem selskaber

I en multiselskabsstruktur (f.eks. med selskaber i DK, SE, DE, NO og FI) får autoriserede brugere mulighed for at skifte direkte mellem selskaberne i systemet. De konkrete navigationsmuligheder afhænger fuldstændigt af den enkelte brugers tildelte roller og rettigheder.

Brugeropsætning i Acubiz

I en struktur med kun ét selskab oprettes alle brugere i samme miljø. Ved overgangen til flere selskaber skal der differentieres mellem brugerens primære tilhørsforhold og eventuelle roller i sekundære selskaber.

• Primært selskab: Det selskab, hvor medarbejderen er ansat, og hvor vedkommendes omkostninger som udgangspunkt skal registreres. Der kan kun vælges ét primært selskab pr. bruger.
  
   
• Afregning i flere selskaber: Hvis en medarbejder skal have mulighed for at foretage afregninger i flere selskaber, kræver det tilkøb af en tillægsfunktion i Acubiz. Se: foretage afregning i flere selskaber

Adgang til sekundære selskaber

For vejledning i, hvordan du tildeler en medarbejder administrative rettigheder eller godkenderroller i andre selskaber, henvises der til artiklen:  Udvid en brugers roller til sekundære selskaber

Andre administrative påvirkninger

Afhængigt af jeres nuværende opsætning og fremtidige behov, er der en række tekniske og administrative faktorer, I skal være opmærksomme på ved overgangen:

• Bogføringsdata: Integrationer til overførsel af finansdata (både manuelle og automatiserede processer).
• Masterdata: Automatiserede integrationer til udveksling af medarbejder- og organisationsdata.
• Kreditkortintegration: Håndtering af transaktioner på tværs af selskaber (afhænger af jeres bankaftaler).
• Konfiguration af nye selskaber: Etablering af finanskonti, kreditoropsætning, finansielle dimensioner samt generelle funktioner i de nye selskabsmiljøer.

Anbefaling: Vi anbefaler altid, at I tager fat i Acubiz for rådgivning og sparring, inden I igangsætter planlægningen af en multiselskabsstruktur.