Dubletrapport og kontrol af dubletter

Med den indbyggede dubletrapport kan FINANS nemt bevare overblikket over potentielle dubletter og lignende transaktioner. Rapporten fungerer som et effektivt værktøj til efterbehandling af eksporterede og bogførte transaktioner.

Indhold i artiklen:

• Aktivering af dubletkontrol
• Sådan bruger du dubletrapporten til kontrol
• Dubletrapportens funktion
• Kriterier for dubletkontrol
• Eksempel på kontrolperioden (30 dage)

Aktivering af dubletkontrol

For at aktivere eller deaktivere dubletrapporten kræves der ADMIN-rettigheder i Acubiz.

1. Gå til Dine Indstillinger.
   
    
2. Klik på LOKALE INDSTILLINGER og vælg DUBLETTER for at ændre rapportens status til aktiv eller inaktiv.
   
    
3. I feltet "Send rapport til" kan du indtaste en eller flere e-mailadresser.

ℹ️ Bemærk: Modtagerne modtager et direkte link til rapporten via e-mail (rapporten vedhæftes ikke). Linket henviser til placeringen i Acubiz under: FINANS ➔ AFSTEMNING ➔ DUBLET RAPPORT.

Sådan bruger du dubletrapporten til kontrol

Du finder dubletrapporten i Acubiz under menuen FINANS. Hvis systemet har identificeret potentielle dubletter, vil rapporterne blive vist på listen og kan åbnes for nærmere kontrol.

Derefter vises rapporterne

Hvis der er dubletter, kan rapporten åbnes for kontrol.

Dubletrapportens funktion

Rapporten sammenligner løbende transaktioner på tværs af følgende typer:

• Udlæg mod Udlæg
• Kreditkort mod Udlæg

Kriterier for dubletkontrol

For at en transaktion bliver registreret i dubletrapporten, skal følgende kriterier være opfyldt:

• Bruger: Transaktionerne (både udlæg og kreditkort) skal være oprettet af samme medarbejder.
• Beløb: Transaktionernes beløb skal ligge inden for en margen på (+/-) 1% af hinanden.
• Tidshorisont: Transaktionerne skal være sendt til godkendelse inden for de seneste 30 dage.

Rapporten kontrollerer transaktioner fra den aktuelle uge. Hvis en bruger indsender flere lignende transaktioner i denne periode, vil hver transaktion blive markeret som en potentiel dublet.

📅 Generering: Rapporten genereres automatisk hver lørdag kl. 20:00 (CET). ⚠️ Falske positiver: Rapporten kan indeholde transaktioner, der ikke er reelle dubletter (falske positiver), da en medarbejder reelt kan have haft flere legitime udlæg eller kreditkortkøb på samme beløb inden for 30 dage.

Eksempel på kontrolperioden (30 dage)

En transaktion kan optræde flere gange i dubletrapporten, fordi kontrolsystemet altid analyserer historik 30 dage bagud. Herunder vises et forenklet eksempel med medarbejderen Peter, som foretager ugentlige transaktioner på 100,00 DKK:

• Uge 1: Peter opretter transaktion (a). Kontrollen kører lørdag (kigger 30 dage tilbage). Ingen dubletter fundet.
• Uge 2: Peter opretter transaktion (b). Kontrollen kører lørdag. Transaktion (a) fremgår nu som en potentiel dublet til transaktion (b).
• Uge 3: Peter opretter transaktion (c). Kontrollen kører lørdag. Transaktion (a) og (b) fremgår nu som dubletter til transaktion (c).
• Uge 4: Peter opretter transaktion (d). Kontrollen kører lørdag. Transaktion (a), (b) og (c) fremgår nu som dubletter til transaktion (d).
• Uge 5: Peter opretter transaktion (e). Kontrollen kører lørdag. Transaktion (b), (c) og (d) fremgår nu som dubletter til transaktion (e).

Bemærk: Da kontrollen kun kigger 30 dage tilbage, er transaktion (a) nu rutsjet ud af kontrolperioden og fremgår ikke længere.