Med den indbyggede dubletrapport kan FINANS få overblik over lignende transaktioner. Rapporten er et værktøj til efterbehandling af eksporterede/bogførte transaktioner. 

Indhold i artiklen:

• Aktivering af dubletkontrol:
• Brug dubletrapporten til kontrol
• Dubletrapportens funktion
• Dublet Kontrol kriterier

Aktivering af dubletkontrol:

For at aktivere/deaktivere dubletrapporten kræves ADMIN rettigheder i Acubiz. Gå til Dine Indstillinger:

Klik på LOKALE INDSTILLINGER, vælg DUBLETTER for at indstille rapportens status til aktiv eller inaktiv. 

I feltet "Send rapport til" kan du indtaste en eller flere e-mailadresser. Modtagerne får kun et link til rapporten, som ikke er vedhæftet. Linket fører til rapporten under FINANS => AFSTEMNING => DUBLET RAPPORT.

Brug dubletrapporten til kontrol

Dubletrapporten findes i Acubiz under FINANS:

Derefter vises rapporterne

Hvis der er dubletter, kan rapporten åbnes for kontrol.

Dubletrapportens funktion

Rapporten viser transaktioner, der er sammenlignet som følger:

• Udlæg => udlæg
• Kreditkort => udlæg.

Dublet Kontrol kriterier

For at en transaktion kan registreres på dubletrapporten, gælder disse kriterier:

1. Samme bruger skal have oprettet transaktionerne (udlæg og kreditkort transaktioner)
2. Beløbene er indenfor (+/-) 1% af hinanden
3. Sendt til godkendelse inden for de seneste 30 dage

En transaktion kan optræde flere gange i dubletrapporten, da kontrolsystemet ser tilbage over en længere periode. Eksempel:

• I uge 1 har Peter en transaktion på 100,00 DKK (a)
  • I slutningen af uge 1 (lørdag) kører dubletkontrollen og der er ingen dubletter i rapporten
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 1)
• I uge 2 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (b)
  • I slutningen af uge 2 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (a) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (b).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 2)
• I uge 3 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (c)
  • I slutningen af uge 3 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (a) + (b) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (c).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 3)
• I uge 4 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (d)
  • I slutningen af uge 4 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (a) + (b) + (c) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (d).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 4)
• I uge 5 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (e)
  • I slutningen af uge 5 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (b) + (c) + (d) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (e).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 5) og derfor er transaktion (a) nu ude af perioden for kontrol.

Dette er en forenklet fremstilling af kontrolmetoden og rapporten.