Juridisk information og automatisk datasletning – Acubiz Help Center

I overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR/DPA) og bogføringsloven opbevares kundedata i Acubiz som standard i 5 år + indeværende regnskabsår. Efter denne periode berettiges Acubiz til automatisk at slette de pågældende data i løsningen.

ℹ️ Vigtigt: Det er afgørende, at oplysningerne under selskabs- og regnskabsindstillinger altid er korrekte og opdaterede. Indstillingerne styrer direkte, hvornår og hvordan jeres data slettes i systemet.

Målgruppe og forudsætninger

Denne guide henvender sig til Acubiz Pro-brugere med administratorrettigheder. Læs mere her: Slutbruger- og Pro-brugerroller i Acubiz

1. Håndtering af flere selskaber

Indeholder jeres Acubiz-løsning flere selskaber, skal konfigurationen udføres særskilt for hvert enkelt selskab. Sletteprocessen kører uafhængigt pr. selskab. Dette skyldes, at der kan gælde forskellige juridiske ejerforhold, regnskabsperioder eller regionale lovkrav fra selskab til selskab. Det er kundens eget ansvar at sikre, at opsætningen overholder de gældende regler for det enkelte selskab.

2. Opsætning af juridiske oplysninger

Følg disse trin for at opdatere de juridiske stamina:

Gå til Administrator -> Selskabsoplysninger.
Vælg punktet Selskabsoplysninger.
I sektionen Juridiske oplysninger udfyldes:
- Firmanavn (det juridiske navn)
- CVR-/VAT-nummer for det konkrete selskab
Klik på Gem.

3. Opsætning af regnskabsoplysninger

Vælg den medarbejder, der er regnskabsansvarlig for det pågældende selskab, så systemet har den rette kontaktperson tilknyttet regnskabsopsætningen.

4. Sletning baseret på regnskabsår

Standardmodellen for datasletning tager udgangspunkt i virksomhedens regnskabsår.

Ændring af sletteinterval: Parametrene for datasletning kan ikke ændres direkte af kunden. Ønskes et andet sletteinterval end standarden (5 år + indeværende år), skal Acubiz Support kontaktes. Bemærk, at ændringer i standardopsætningen medfører et ekstra honorar. Du vil blive kontaktet for nærmere aftale.

Centrale felter i opsætningen:

Regnskabsperiode: Angivelse af start- og slutdato (dag + måned) for selskabets regnskabsår.
Behold data i Acubiz: Viser det antal regnskabsperioder, data opbevares. (Bemærk: Hvis regnskabsperioden er kortere end 12 måneder, tilpasses antallet af perioder automatisk, så det svarer til 5 hele år + indeværende periode).
Analyse af perioden: Systemets analyseboks giver et præcist overblik over, hvornår historiske data henholdsvis opbevares og slettes.

5. Hvilke data bliver slettet?

Når udløbsdatoen nås, slettes følgende datatyper permanent:

Transaktioner: Udlæg, kreditkorttransaktioner, kørsel, diæter, rejseafregninger, rekvisitioner, Enhedsbilag og forskud.
Leverandørfakturaer (IMS): Fakturaer og tilhørende bilag.
Bilag og dokumenter: Alle vedhæftede filer (PDF, PNG, JPG m.m.) knyttet til transaktionerne.
Tidsregistrering (TIME): Registrerede timer og eksportrapporter.
Brugere: Inaktive brugere (sletning baseres på den registrerede inaktiveringsdato).

Se også: Korrektion af afstemningssaldi efter sletning af historiske data.

6. Eksempel på sletteprocessen

Scenarie: Virksomhed A har et regnskabsår, der følger kalenderåret (1. januar – 31. december). Pr. 2. januar 2024 kører den automatiske sletning baseret på regelsettet 5 år + indeværende år:

Første sletning (2024): Alt data eksporteret før 1. januar 2019 slettes permanent. Data fra 2019 til 2023 opbevares fortsat.
Efterfølgende sletning (2025): Da systemet træder ind i regnskabsåret 2025, vil næste sletteproces omfatte data fra perioden 1. januar 2019 – 31. december 2019.

7. Angivelse af ERP- og lønsystem

For at sikre korrekt integration og datastrøm kan I angive præcist, hvilke eksterne systemer virksomheden benytter:

Naviger til felterne for ERP-system og Lønsystem.
Vælg de relevante systemer fra listen, og gem ændringerne.

Relateret til