I overensstemmelse med DPA og gældende lovgivning opbevares kundernes data som standard i en periode på 5 + 1 år (indeværende år). Efter denne periode har Acubiz ret til at slette kundens data i løsningen.

• Læs mere om: Standard- og Pro-brugere: Roller som kan tildeles brugere i Acubiz

Indhold i denne artikel:

• Flere selskaber i Acubiz
• Udfyldelse af juridiskeoplysninger
• Udfyldelse af regnskabsoplysninger
• Sletning baseret på regnskabsår
• Hvilke data slettes:
• Datasletnings eksempel
• Angivelse af ERP og lønsystem

Flere selskaber i Acubiz

Indeholder jeres Acubiz løsning flere selskaber, så skal disse trin udfyldes i hvert selskab da sletteprocessen gælder pr. selskab i Acubiz. Dette er vigtigt, da der kan være forskellige juridiske ejersskaber, regnskabsperioder og lovgivningskrav baseret på selskabstype og/eller region. De præcise regler for det enkelte selskab er kunden selv ansvarlig for.

Udfyldelse af juridiskeoplysninger

Gå til Administrator og derefter til Selskabsoplysninger

Vælg derefter Selskabsoplysninger

Sektionen juridiske oplysninger udfyldes med firmanavn og CVR/VAT nummer på det konkrete selskab

Tryk på gem når oplysningerne er opdateret korrekt.

Udfyldelse af regnskabsoplysninger

Vælg den person, som er den regnskabsansvarlige i det konkrete selskab.

Sletning baseret på regnskabsår

Dette vil være den oftest benyttede model.

Elementer sletning af data

• Regnskabsperiode
  • Dag+måned for hvornår selskabets regnskabsperiode starter
  • Dag+måned for hvornår selskabets regnskabsperiode slutter
• Behold data i Acubiz
  • Her vises antallet af regnskabsperioder, som skal beholdes. 
    BEMÆRK: Hvis regnskabsperioden er kortere end 12 måneder, vil dette felt blive udfyldt med flere perioder for at opnå eks. 5 år + indeværende regnskabsperiode.
    Bemærk boksen med analysen af perioden:
    
    Dette giver en god indikator for hvornår data bliver slettet og beholdt.

Hvilke data slettes:

• Transaktioner
  
  • EMS
    • Udlæg
    • Kreditkort transaktioner
    • Kørsler
    • Diæter
    • Rejseafregninger
    • Rekvisitioner
    • Forskud
    • Enheds Bilag
  • Invoice (IMS)
    • Leverandørfakturaer
  • TIME
    • Tidsregistreringer
  • Eksportrapporter
• Brugere
  •  
    • Inaktive brugere baseret på inaktiverings datoen.
• Kvitterings filer/bilag
  • Herunder PDF, PNG, JPG filer, som er påhæftet/vedhæftet ét af ovenstående transaktionstyper

ℹ️ Se også: Ændringer i afstemnings saldi efter sletning af data

Datasletnings eksempel

Virksomhed A, hvis regnskabsperiode løber fra 1. januar til 31. december. I det nye år, den 2. januar 2024, har virksomheden en kontrakt, der kræver sletning af data efter 5 + (1) år. Dette betyder at data, der blev eksporteret før den 1. januar 2019, skal slettes. Dette gælder for alle datakategorier (Se Hvilke data slettes:)

Når data slettes fra oprettelsen af Acubiz løsningen til 31. december 2018, vil næste slette proces kun omfatte data fra 1. januar 2019 til 31. december 2019, da vi nu er i regnskabsåret 2025.

Angivelse af ERP og lønsystem

Det er nu muligt at angive specifikt hvilke eksterne systemer som benyttes: