Denne funktion kræver Acubiz version 7.33 |
I overensstemmelse med DPA og gældende lovgivning opbevares kundernes data som standard i en periode på 5 + 1 år (indeværende år) men kan ændres efter behov. Efter denne periode har Acubiz ret til at slette kundens data i løsningen. Med den nye version 7.33 af Acubiz-løsningen er det nu muligt at foretage automatisk sletning af data. Acubiz skal bruge nødvendig information for korrekt konfiguration.
Vigtigt: Det er vigtigt at disse informationer vedligeholdes og opdateres da data i Acubiz løsningen vil påvirkes af disse informationer. |
Denne artikel omhandler funktioner som kun kan udføres af en Acubiz Pro-bruger med administrator rollen. |
Indhold i denne artikel:
- Flere selskaber i Acubiz
- Udfyldelse af juridiskeoplysninger
- Udfyldelse af regnskabsoplysninger
- Sletning baseret på regnskabsår
- Sletning baseret på fast periode
- Hvilke data slettes:
- Datasletnings eksempel
Flere selskaber i Acubiz
Indeholder jeres Acubiz løsning flere selskaber, så skal disse trin udfyldes i hvert selskab da sletteprocessen gælder pr. selskab i Acubiz. Dette er vigtigt, da der kan være forskellige juridiske ejersskaber, regnskabsperioder og lovgivningskrav baseret på selskabstype og/eller region. De præcise regler for det enkelte selskab er kunden selv ansvarlig for.
Udfyldelse af juridiskeoplysninger
Gå til Administrator og derefter til Selskabsoplysninger
Vælg derefter Selskabsoplysninger
Sektionen juridiske oplysninger udfyldes med firmanavn og CVR/VAT nummer på det konkrete selskab
Tryk på gem når oplysningerne er opdateret korrekt.
Udfyldelse af regnskabsoplysninger
Vælg den person, som er den regnskabsansvarlige i det konkrete selskab.
Sletning baseret på regnskabsår
Dette vil være den oftest benyttede model.
Elementer til korrekt udfyldelse
-
Regnskabsperiode
- Indtast dag+måned for hvornår selskabets regnskabsperiode starter
- Indtast dag+måned for hvornår selskabets regnskabsperiode slutter
-
Behold data i Acubiz
- Her vælges antallet af regnskabsperioder, som skal beholdes.
BEMÆRK: Hvis regnskabsperioden er kortere end 12 måneder, skal dette felt udfuldes med flere perioder for at opnå eks. 5 år + indeværende regnskabsperiode.
Bemærk boksen med analysen af perioden:
Dette giver en god indikator for hvornår data bliver slettet og beholdt.
- Her vælges antallet af regnskabsperioder, som skal beholdes.
Tryk på gem, når oplysningerne er indtastet og tjekket korrekt.
Hvilke data slettes:
-
Transaktioner
-
EMS
- Udlæg
- Kreditkort transaktioner
- Kørsler
- Diæter
- Rejseafregninger
- Rekvisitioner
- Forskud
- Enheds Bilag
-
Invoice (IMS)
- Leverandørfakturaer
-
TIME
- Tidsregistreringer
- Eksportrapporter
-
EMS
-
Brugere
-
- Inaktive brugere baseret på inaktiverings datoen.
-
-
Kvitterings filer/bilag
- Herunder PDF, PNG, JPG filer, som er påhæftet/vedhæftet ét af ovenstående transaktionstyper
Datasletnings eksempel
Virksomhed A, hvis regnskabsperiode løber fra 1. januar til 31. december. I det nye år, den 2. januar 2024, har virksomheden en kontrakt, der kræver sletning af data efter 5 + (1) år. Dette betyder at data, der blev eksporteret før den 1. januar 2019, skal slettes. Dette gælder for alle datakategorier (Se Hvilke data slettes:)
Når data slettes fra oprettelsen af Acubiz løsningen til 31. december 2018, vil næste slette proces kun omfatte data fra 1. januar 2019 til 31. december 2019, da vi nu er i regnskabsåret 2025.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.