Håndtering af kontorelaterede transaktioner

Under Finans ➔ Ikke tilknyttet vises de kreditkorttransaktioner, som systemet ikke automatisk har kunnet matche med en specifik medarbejderprofil.

Mens almindelige kort relaterede transaktioner løses med en permanent brugertilknytning, skal overordnede kontotransaktioner (f.eks. renter, gebyrer og administrationsomkostninger) håndteres anderledes. Disse refererer til selve erhvervsaftalen og ikke til en specifik kortholder (f.eks. renter, gebyrer og administrationsomkostninger).

⚠️ Vigtig opsætning & workflow

Opret ikke automatisk brugertilknytning på renter og gebyrer. Da disse omkostninger vedrører den overordnede aftale med kreditkortudbyderen, må de ikke knyttes til en personlig medarbejderprofil - med mindre denne person altid skal håndtere disse former for transaktioner.

For at sikre korrekt bogføring og afstemning skal sådanne transaktioner håndteres via følgende proces:

1. Manuel overførsel: Overfør transaktionen manuelt til en dedikeret medarbejder (f.eks. i finansafdelingen).

2. Behandling i Acubiz: Transaktioner kan ikke slettes i Acubiz. Kontotransaktioner skal derfor igennem det samme godkendelses- og bogføringsflow som alle andre bilag.

3. Afstemning: Processen sikrer, at disse poster bogføres korrekt, så de matcher bankens månedsfaktura, og afstemningen går op.

Fremgangsmåde:

Gå til FINANS

Dernæst går du til IKKE TILKNYTTET

Flyt transaktioner til en medarbejder

Transaktioner, som ikke er knyttet til en medarbejder, kan ofte genkendes på følgende måde:

1. Matchkey er ikke unik
   I dette eksempel er tilknytningsnøglen 00000000, og der bør ikke laves et permanent match på denne
   
2. Der leveres ingen matchkey
   I dette tilfælde kan der ikke oprettes en automatisk tilknytning
   

Følg disse trin:

1. Gå til IKKE TILKNYTTET
2. Udvid kreditkortudbyderen ved at klikke på plus-tegnet
3. Udvid transaktionerne ved at klikke på plus-tegnet
4. Sæt flueben ved den ønskede transaktion
5. Klik på Flyt valgte e-transaktioner til bruger knappen
6. Vælg den medarbejder, som skal modtage de markerede transaktioner
7. Klik på Ændre medarbejder knappen

Transaktionerne er nu overført til den valgte medarbejder. Husk at gentage denne procedure, når lignende transaktioner opstår igen.