Hvordan bliver kreditkort fordelt til de rigtige brugere?

Når Acubiz modtager transaktionsdata fra kreditkortudbydere, distribueres og behandles disse automatisk baseret på etablerede system-tilknytninger. Processen tager udgangspunkt i, at hver medarbejder anvender sit eget firmakreditkort.

Hvert kort er tildelt en unik identifikator (ID/nøgle) fra udbyderen, som Acubiz anvender til at matche transaktionerne direkte med den korrekte medarbejderprofil. Medarbejderen modtager herefter transaktionen i sin app til endelig afregning.

Konfiguration af automatisk bruger-tilknytning

For at sikre en korrekt og automatisk distribution af transaktioner, skal opsætningen opfylde følgende kriterier:

• Én unik nøgle pr. kreditkort: Alle kortudbydere leverer transaktionsdata med et unikt ID pr. kortholder. Formateringen af denne nøgle afhænger af den specifikke udbyder.

• Fleksibel administration: Mange udbydere tillader, at virksomheden selv definerer dette ID. Det anbefales her at anvende eksisterende stamdata, såsom medarbejdernummer eller initialer.

• Krav om unicitet: Det er en absolut forudsætning for systemets funktionalitet, at ID’et er unikt for det enkelte kreditkort, så Acubiz fejlfrit kan differentiere mellem medarbejdernes transaktioner.

ℹ️ Opret en automatisk tilknytning mellem transaktioner og brugere

Eksempel: I det nedenstående eksempel er den unikke nøgle (ID) for hvert kreditkort markeret med gult.

Her kan du se, at User DK har brugt sit kreditkort fem gange, og at alle transaktioner kommer med det samme ID (nøgle):

Datasikkerhed og systemmatch

ℹ️ Bemærk vedrørende datasikkerhed: Der overføres ikke følsomme kortoplysninger (såsom det fulde kortnummer) til Acubiz.

Når en medarbejder anvender sit firmakreditkort, registreres transaktionen udelukkende med den tildelte unika-nøgle (ID). Acubiz anvender denne nøgle til at distribuere transaktionerne til den korrekte brugerprofil. Som illustreret i ovenstående oversigt, fordeles transaktionsdata baseret på disse specifikke ID'er.

• Uoverensstemmelser i navneangivelse: Vær opmærksom på, at navnet på transaktionslinjen stammer direkte fra det fysiske kreditkort. Det er derfor ikke nødvendigvis fuldstændig identisk med brugerens profilnavn i Acubiz (f.eks. på grund af mellemnavne eller stavemåder). Dette har dog ingen betydning for selve matchningen, da denne styres af unika-nøglen.

Håndtering af ufordelte transaktioner

Inden transaktionerne bliver tilgængelige for medarbejderne i appen, kan de håndteres på to måder:

1. Opret et permanent match (Anbefales)

Der kan etableres en permanent binding mellem kreditkort-ID'et og den specifikke Acubiz-bruger. Denne konfiguration udføres kun én gang, hvorefter fremtidige transaktioner automatisk matches og sendes direkte til medarbejderens app uden administrativ indblanding.

• Se hvordan du opretter et permanent match mellem kreditkort og bruger >>

2. Manuel allokering af transaktioner

Det er også muligt at overføre enkeltstående transaktioner til en medarbejder uden at oprette en permanent binding. Dette er særligt relevant ved brug af f.eks. virtuelle kort, hvor én central indkøber foretager transaktioner på vegne af flere medarbejdere, hvorefter omkostningerne fordeles manuelt til de rette personer.

• Se hvordan du flytter transaktioner til en bruger én gang >>