Med Acubiz har virksomheden et digitalt arkiv hvor du altid kan finde de digitale kvitteringer med alle detaljer såsom workflow information, revisionsspor, kommentarer og meget mere. Dog betyder det, at de digitale kvitteringer ligger fysisk (digitalt) hos din virksomhed, men på Acubiz’ servere. Her kan Acubiz også hjælpe med at få adgang til de digitale kvitteringer fra andre steder end direkte i Acubiz. Til dette findes der flere metoder, afhængig af de behov virksomheden har.
Disse måder vil ofte involvere IT-afdelinger eller eksterne IT-partnere, som kan være med til at opsætte de tekniske systemer til håndtering af dette. Afhængig af metode, regnskabssystem, interne IT-systemer og IT-ressourcer vil disse opgaver pålægge jeres virksomhed yderligere omkostninger til konfiguration, udvikling, test og implementering Acubiz kan bistå med konsulentrådgivning, men ikke foretage de tekniske opsætninger for jeres virksomhed.
Overblik:
- Integration af data til regnskabssystemet
- XML fil med Base64 encoded digitale kvitteringer
- Filbasereret integration via SFTP (Secure File Transfer Protocol)
- Hent digitale kvitteringer til lokalt arkiv
- Vis kvitteringer i Acubiz fra regnskabssystem
Integration af data til regnskabssystemet
Alle Acubiz løsninger udveksler bogføringsdata i form af en fil, som overføres og indlæses til virksomhedens regnskabssystem. Overførslen kan være automatiseret eller foregå helt manuelt ud fra den metode som Acubiz er implementeret med i opstartsfasen. Acubiz er altid behjælpelig med at rådgive om muligheder i forbindelse med fil integrationer til bogføring og digitale kvitteringer.
E-conomic
I relation til enkelte regnskabssystemer, såsom VISMA E-conomic, har Acubiz udviklet en Plug-and-Play integration (Link til artikel om E-conomic) hvor de digitale kvitteringer kommer med over i E-conomic automatisk sammen med bogføringsdata. (Tilkøbs feature)
Microsoft AX/D365FO
I relation til Microsoft AX (2009/2012) samt D365FO kan Acubiz tilbyde et integrationsmodul (Tilkøbs feature), som skal opsættes i hhv. AX/D365FO, hvor der ligeledes kan foretages automatisk udveksling af både bogføringsdata samt de digitale kvitteringer. Acubiz sælger modulet, men opsætningen i virksomhedens systemer vil kræve enten interne eller eksterne IT-ressourcer for korrekt opsætning. (Link til artikel om AX og D365FO integration)
Andre regnskabssystemer
Selvom Acubiz ikke har specifikke integrationsmoduler til alle regnskabssystemer, så kan der sagtens foretages forskellige former for integrationer mellem Acubiz og disse regnskabssystemer. Igen vil disse integrationer kræve interne eller eksterne IT-ressourcer.
XML fil med Base64 encoded digitale kvitteringer
De fleste af Acubiz integrationer foregår med en almindelig CSV tekstfil, som inkluderer alle bogføringsmæssige informationer. I dette format vil der ikke kunne inkluderes digitale kvitteringer direkte. Derfor anbefaler vi at få foretaget en ændring af jeres eksisterende eksportformat til et nyt XML baseret format.
- Acubiz standard eksport formatbeskrivelse
- Acubiz fil eksempler med XML inkluderet Base64 encoded digitale kvitteringer
At overgå til et andet eksportformat kræver en ændring i jeres nuværende opsætning, som Acubiz skal hjælpe med. Kontakt os for et tilbud på dette.
Når formatet er ændret, kan XML filerne downloades på samme vis som I benytter i Acubiz i dag - hvad enten det er en manuelt foretaget eksport direkte fra Acubiz, hvor filen downloades til videre behandling, eller om det er via en automatisk integration. Bemærk at XML-filer med Base64 encoded digitale kvitteringer fylder langt mere end almindelige CSV-filer.
Har I ikke automatisk integration i dag, så læs mere under punktet “Filbaseret integration via SFTP” for at fjerne endnu flere af jeres manuelle processer og samtidig øge sikkerheden.
Filbasereret integration via SFTP (Secure File Transfer Protocol)
En filbaseret integration via SFTP gør, at eksportfiler kan dannes automatisk fra Acubiz side og dermed lægges på en Acubiz SFTP server, hvor virksomhedens IT-systemer derefter løbende kan hente filerne og foretage den yderligere behandling/processering automatisk.
Læs mere om Filbaseret integration via SFTP
Oprettelse af en Acubiz SFTP server er et tilkøbsprodukt. Kontakt os for et tilbud.
Hent digitale kvitteringer til lokalt arkiv
Denne funktion kræver at I benytter funktionen “Filbaseret integration via SFTP”. Dette gør, at de digitale kvitteringer kan hentes direkte fra Acubiz’ SFTP server via virksomhedens interne IT-systemer og senere sammensættes med informationen om filnavnet på kvitteringen - og dermed oprette et lokalt digitalt arkiv.
Læs mere om at hente digitale kvitteringer til lokalt arkiv
Alle ovenstående metoder kan fungere sideløbende med visning af kvittering.
Vis kvitteringer i Acubiz fra regnskabssystem
Denne funktion kan benyttes i kombination med både automatisk filbaseret integration og manuel download af eksportfiler fra Acubiz. Funktionen gør, at der kan foretages opslag direkte til Acubiz fra et eksternt system, såsom direkte fra regnskabssystemet.
Læs mere om opslag til bilag i Acubiz fra eksternt system
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.