Med Acubiz har virksomheden adgang til et digitalt arkiv, hvor man til enhver tid kan finde digitale kvitteringer med alle relevante detaljer såsom workflow-information, revisionsspor, kommentarer og meget mere. Dette indebærer, at de digitale kvitteringer opbevares fysisk (digitalt) på Acubiz’ servere. Acubiz kan desuden assistere med at tilgå de digitale kvitteringer fra andre platforme end direkte via Acubiz. Der findes flere metoder til dette, afhængigt af virksomhedens specifikke behov.

Disse metoder involverer ofte IT-afdelinger eller eksterne IT-partnere, som kan bistå med opsætning af de tekniske systemer til håndtering af dette. Afhængigt af den valgte metode, regnskabssystem, interne IT-systemer og tilgængelige IT-ressourcer vil sådanne opgaver medføre yderligere omkostninger til konfiguration, udvikling, test og implementering. Acubiz kan tilbyde konsulentrådgivning, men udfører ikke de tekniske opsætninger for virksomheden.

Overblik:

• Integration af data til regnskabssystemet
  • E-conomic
  • Microsoft AX/D365FO
  • Andre regnskabssystemer
• XML fil med Base64 encoded digitale kvitteringer
• Filbasereret integration via SFTP (Secure File Transfer Protocol)
• Hent digitale kvitteringer til lokalt arkiv
• Vis kvitteringer i Acubiz fra regnskabssystem

Integration af data til regnskabssystemet

Alle Acubiz løsninger udveksler bogføringsdata i form af en fil, som overføres og indlæses til virksomhedens regnskabssystem. Overførslen kan være automatiseret eller foregå helt manuelt ud fra den metode som Acubiz er implementeret med i opstartsfasen. Acubiz er altid behjælpelig med at rådgive om muligheder i forbindelse med fil integrationer til bogføring og digitale kvitteringer.

E-conomic

Til VISMA E-conomic har Acubiz udviklet en Plug-and-Play integration hvor de digitale kvitteringer kommer med over i E-conomic automatisk sammen med bogføringsdata. (Tilkøbs feature) 

• Information om E-conomic integration

Microsoft AX/D365FO

I relation til Microsoft AX (2009/2012) samt D365FO kan tilkøbes et integrationsmodul via vores partner Essence Solutions. Modulet skal opsættes i hhv. AX/D365FO, hvor der ligeledes kan foretages automatisk udveksling af både bogføringsdata samt de digitale kvitteringer.

• Læs mere om Integration med Microsoft Dynamics D365FO

Andre regnskabssystemer

Selvom Acubiz ikke har specifikke integrationsmoduler til alle regnskabssystemer, så kan der sagtens foretages forskellige former for integrationer mellem Acubiz og disse regnskabssystemer. Igen vil disse integrationer kræve interne eller eksterne IT-ressourcer.

XML fil med Base64 encoded digitale kvitteringer

De fleste af Acubiz integrationer foregår med en almindelig CSV tekstfil, som inkluderer alle bogføringsmæssige informationer. I dette format vil der ikke kunne inkluderes digitale kvitteringer direkte. Derfor anbefaler vi at få foretaget en ændring af jeres eksisterende eksportformat til et nyt XML baseret format.

• Acubiz standard eksport formatbeskrivelse
• Acubiz fil eksempler med XML inkluderet Base64 encoded digitale kvitteringer

At overgå til et andet eksportformat kræver en ændring i jeres nuværende opsætning, som Acubiz skal hjælpe med. Kontakt os for et tilbud på dette.

Når formatet er ændret, kan XML filerne downloades på samme vis som I benytter i Acubiz i dag - hvad enten det er en manuelt foretaget eksport direkte fra Acubiz, hvor filen downloades til videre behandling, eller om det er via en automatisk integration. Bemærk at XML-filer med Base64 encoded digitale kvitteringer fylder langt mere end almindelige CSV-filer.

Har I ikke automatisk integration i dag, så læs mere under punktet Filbaseret integration via SFTP for at fjerne endnu flere af jeres manuelle processer og samtidig øge sikkerheden.

Filbasereret integration via SFTP (Secure File Transfer Protocol)

En filbaseret integration via SFTP gør, at eksportfiler kan dannes automatisk fra Acubiz side og dermed lægges på Acubiz SFTP server, hvor virksomhedens IT-systemer derefter løbende kan hente filerne og foretage den yderligere behandling/processering automatisk.

• Læs mere om Filbaseret integration via SFTP

Oprettelse af en Acubiz SFTP server er et tilkøbsprodukt. Kontakt os for et tilbud.

Hent digitale kvitteringer til lokalt arkiv

Denne funktion kræver at I benytter funktionen “Filbaseret integration via SFTP”. Dette gør, at de digitale kvitteringer kan hentes direkte fra Acubiz’ SFTP server via virksomhedens interne IT-systemer og senere sammensættes med informationen om filnavnet på kvitteringen - og dermed oprette et lokalt digitalt arkiv. 

• Læs mere om at hente digitale kvitteringer til lokalt arkiv

Alle ovenstående metoder kan fungere sideløbende med visning af kvittering.

Vis kvitteringer i Acubiz fra regnskabssystem

Denne funktion kan benyttes i kombination med både automatisk filbaseret integration og manuel download af eksportfiler fra Acubiz. Funktionen gør, at der kan foretages opslag direkte til Acubiz fra et eksternt system, såsom direkte fra regnskabsystemet.

• Læs mere om opslag til bilag i Acubiz fra eksternt system