Vis kvitteringer i Acubiz fra regnskabssystem – Acubiz Help Center

Acubiz gør det muligt at tilgå kvitteringer og bilag direkte fra virksomhedens regnskabssystem. I praksis sker dette ved, at brugeren markerer en finanspostering i ERP-systemet og trykker på en knap, hvorefter bilaget automatisk åbnes i en webbrowser via Acubiz.

Overblik i artiklen:

1. Forudsætninger i Acubiz
2. Forudsætninger i regnskabssystemet (ERP)
3. Opbygning af URL til bilagsopslag
4. Rettigheder og adgangsstyring

1. Forudsætninger i Acubiz

Funktionen er en del af standardfunktionaliteten i Acubiz og kræver ingen specifik konfiguration. Opsætningen af dataflowet skal dog opfylde følgende tre krav:

Eksport af TravelID: Feltet TravelID skal inkluderes i Acubiz-eksportfilen (Kolonne 22 i standard eksportformat >).
Lagring i ERP: TravelID skal gemmes i regnskabssystemet på indlæsningstidspunktet.
Returopslag: TravelID anvendes som den unikke nøgle ved returopslag af kvitteringer og fakturaer i Acubiz.

2. Forudsætninger i regnskabssystemet (ERP)

For at benytte løsningen skal der etableres en integration eller funktion i regnskabssystemet (f.eks. en knap i forbindelse med finansposteringer), som kan generere og åbne opslags-URL'en.

Bemærk: Denne knap/funktion er sjældent en standardfunktion i ERP-systemet. Udviklingen skal derfor afklares og arrangeres med virksomhedens egen ERP-leverandør. Eventuelle omkostninger forbundet hermed afholdes af virksomheden selv og er Acubiz uvedkommende.

3. Opbygning af URL til bilagsopslag

For at åbne det korrekte bilag skal der genereres en unik URL pr. transaktion. URL'en sammensættes af tre elementer: to statiske værdier og én dynamisk værdi (TravelID).

Standardstruktur:

Plaintext

[Basis-URL] + [Forespørgsel]

Basis-URL til virksomhedens Acubiz-løsning (statisk):
Plaintext
```
https://[FIRMAID].acubiz.com/asp/[FIRMAID]/[FIRMAID]EMS_[ISO-LAND].nsf
```
Tip: Basis-URL'en kan findes ved at logge ind i Acubiz EMS på web og kopiere adressen fra browserens adresselinje for det enkelte selskab.
Forespørgsel på kvittering (dynamisk):
Plaintext
```
/ShowDocument?OpenAgent&ID=[TravelID]
```

Eksempel på en sammensat, unik URL: