ERP-skifte med Acubiz

En praktisk guide og tjekliste

Når din virksomhed skifter ERP-system, påvirker det ofte opætningen i Acubiz. Hvor smidigt skiftet forløber, afhænger af, om kontoplaner og finansielle dimensioner bevares, eller om der introduceres nye konteringsprincipper og dimensionsstrukturer.

Acubiz er bygget til at være ERP-fleksibelt, hvilket betyder, at løsningen nemt kan kobles fra ét system og tilsluttes et andet.

Denne guide giver dig en tjekliste over de vigtigste opmærksomhedspunkter ved et ERP-skifte – uanset om I administrerer ét eller flere selskaber i Acubiz.

Indhold i denne guide

• 1. Testmiljø – Sikker afprøvning af ny opsætning
• 2. Integration og dataoverførsel
• 3. Cut-over og compliance
• 4. Tømningsstrategi – Håndtering af åbne poster
• 5. Brugeroplevelse og forandringsledelse
• 6. Hurtigt overblik over datastrømmen

1. Testmiljø – Sikker afprøvning af ny opsætning

Vi anbefaler at tilkøbe et separat testmiljø i Acubiz i forbindelse med et ERP-skifte.

• Isoleret afprøvning: I kan opbygge og finjustere den nye opsætning i et lukket miljø uden risiko for at forstyrre den daglige drift i produktionsmiljøet.
• Simulering af arbejdsgange: Testmiljøet kan kobles direkte sammen med jeres nye ERP-testmiljø. Det giver mulighed for at køre fulde end-to-end-tests og kvalitetssikre alle integrationer i god tid før go-live.

ℹ️ Læs mere: Testmiljø i Acubiz: Forudsætninger

2. Integration og dataoverførsel

Integrationen er det mest kritiske punkt i et ERP-skifte. Acubiz skal kunne kommunikere korrekt med det nye system fra dag én.

API vs. filbaseret integration

Et ERP-skifte medfører ofte en ændring i integrationstypen – f.eks. fra en ældre filbaseret løsning til en API-integration. Acubiz understøtter begge dele.

Vi har flere samarbejdspartnere, hvor der allerede er etableret integrationer, som kan kommunikere med Acubiz.:

• Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations (D365FO)
• Microsoft Dynamics 365 Business Central (D365BC)
• Uniconta
• e-conomic
• Unik Advosys og Unik Bolig
• Egen integration: I kan også bygge direkte op mod vores API via vores Acubiz SOAP API Documentation.

Masterdata-synkronisering (Medarbejderdata)

Hvis medarbejderdata synkroniseres automatisk til Acubiz, skal I afklare kildesystemet fremadrettet:

• ERP som kildesystem: Opsætningen skal tilpasses det nye ERP-system. Hvis det nye system ikke indeholder de samme medarbejderdata, må der udpeges et nyt kildesystem (f.eks. et HR-system).
• 3.-partssystem som kildesystem: Selvom kildesystemet bevares, kan data i overførslen blive påvirket af nye konteringsregler, mellemregningskonti eller standarddimensioner (f.eks. afdeling eller bærer).

Mapping af konti og dimensioner

Hvis kontoplanen eller dimensionsstrukturen ændres i det nye ERP-system, skal dette afspejles i Acubiz før den første dataoverførsel. Typiske felter, der skal opdateres:

• Dimensioner: Nye niveauer og værdier (f.eks. Afdeling, Bærer, Projekt).
• Kontoplan (Omkostningstyper): Mapping til nye kontonumre i ERP-systemet.
• Momskoder: Tilpasning til det nye systems momskode-struktur.
• Kreditkort- og medarbejderkonti: Opdatering af kreditorkonti og mellemregningskonti.

3. Cut-over og compliance

Af hensyn til revision, controllere og gældende lovgivning er det afgørende at opretholde fuld sporbarhed og historik gennem hele overgangen.

Oprettelse af ny Acubiz-tenant (Arkivløsning)

Ved større ERP-skift anbefaler vi ofte at oprette en ny Acubiz-tenant (en frisk instans).

• Fordel: Den tidligere tenant bevares uændret som et historisk arkiv for de relevante nøglepersoner.
• Skæringsdato: Overgangen til en ny tenant tilpasses som regel fakturaperioden for firmakreditkort.

4. Tømningsstrategi – Håndtering af åbne poster

Inden overgangen skal eksisterende transaktioner i Acubiz håndteres systematisk. Det kræver en klar tidsplan og god kommunikation til medarbejderne.

Tip: I kan trække rapporter i Acubiz for at få det fulde overblik over uafsluttede poster og identificere, hvilke brugere der skal følges op på (f.eks. ved ferie eller sygdom). Se Lav en søgning og få en søgerapport

A. Firmakreditkort (Firmabetalte/hæftende)

Overgangen styres af kreditkortenes fakturacyklus (f.eks. skæringsdato den 20. i måneden).

• Ny Acubiz-tenant: Alle transaktioner frem til og med den seneste månedlige faktura færdiggøres og eksporteres fra den gamle tenant til det gamle ERP-system. Den efterfølgende fakturaperiode indlæses i den nye tenant og bogføres i det nye ERP-system.
• Eksisterende Acubiz-tenant: Samme fakturacyklus benyttes som skæringsdato, men ændringen foretages i den eksisterende instans.

Eksempel på forløb ved Go-Live 1. april (fakturadato d. 20. i måneden):

Acubiz rådgiver og hjælper med at tilrettelægge denne overgang, så transaktioner ikke placeres forkert.

B. Udlæg (Medarbejderrefunderinger)

Vi anbefaler at indføre en kort "freeze-periode", hvor brugere ikke må oprette nye udlæg under selve skiftet.

• Ved ny Acubiz-tenant: Åbne udlæg, der ikke er godkendt inden deadline, skal genoprettes af medarbejderen i den nye tenant efter go-live.
• Ved eksisterende Acubiz-tenant: I skal beslutte, om ubetalte udlæg skal migreres manuelt til det nye ERP, eller om de skal færdigbehandles og udbetales fra det gamle system før skiftet.

5. Brugeroplevelse og forandringsledelse

Et vellykket systemskifte handler i høj grad også om at klæde organisationen godt på:

• Nye felter i appen: Hvis det nye ERP indeholder nye krav (f.eks. obligatorisk valg af "Aktivitetskode" eller "Task"), opdateres Acubiz-appen, så medarbejderne ser de rigtige felter.
• End-to-End test: Gennemfør altid en komplet test-transaktion: Opret et udlæg i appen, godkend det, og verificer, at det lander korrekt på de forventede finans- og bankkonti i det nye ERP-system.
• Kommunikation: Informér medarbejderne i god tid om deadlines for indsendelse samt eventuelle "blackout-perioder", hvor udlæg ikke kan udbetales.

6. Hurtigt overblik over datastrømmen

Brug for rådgivning?

En Acubiz-konsulent kan sparre med jer om den mest hensigtsmæssige fremgangsmåde og sikre en optimal opsætning til jeres nye ERP-system. Tag fat i os i god tid før jeres planlagte go-live.