Acubiz gør det muligt at få vist kvitteringer og bilag direkte fra virksomhedens regnskabssystem, eksempelvis ved at markere en finanspostering i regnskabs systemet og trykke på en knap, der slår bilaget op i Acubiz (via en webbrowser).

Forudsætninger i Acubiz

Dette en standard feature i Acubiz og kræver derfor ingen konfiguration i Acubiz. Dog er der krav til den konkrete opsætning af Acubiz.

1. 1. TravelID skal være med i Acubiz eksportfil (Kolonne 22 i standard eksportformat >).
   2. TravelID skal gemmes i regnskabs systemet på indlæsningstidspunktet.

Disse parametre skal benyttes til returopslag af kvitteringer/faktura i Acubiz

Forudsætninger i regnskabs systemet (ERP):

For at kunne benytte denne feature kræver det, at der udvikles en funktion i regnskabs systemet, der kan foretage returopslag (en knap eller andet i forbindelse med finansposteringer). Denne funktion er ikke nødvendigvis en standard feature i regnskabs systemet og skal undersøges i samråd med virksomhedens leverandør af regnskabs systemet. Udgifter forbundet hertil afholdes af virksomheden selv og er derfor ikke relateret til Acubiz.

Opslag til kvitteringer i Acubiz

Der skal genereres en unik URL pr. transaktion/postering. Dette gøres med 3 elementer - 2 statiske værdier og en dynamisk værdi. Værdierne, der skal sammensættes, er:

URL til Acubiz:

https://[FIRMAID].acubiz.com/asp/[FIRMAID]/[FIRMAID]EMS_[ISO-LAND].nsf

Forespørgsel på kvittering

/ShowDocument?OpenAgent&ID=[TravelID]
[TravelID] = 1000098 (eksempel)

Eksempel på sammensat unik URL til transaktionsopslag:

https://kbrdemo.acubiz.com/asp/KBRDEMO/KBRDEMOEMS_DK.nsf/ShowDocument?OpenAgent&ID=1000322

Hvem kan se hvad:

• Medarbejderen kan se sine egne kvitteringer
• Sekretæren kan se sine egne kvitteringer og dem man er sekretær for
• Godkender/leder kan se sine egne kvitteringer og dem man er godkender/leder for
• Finansbrugere kan se alle kvitteringer.