Automatisk overførsel af kvitteringer til ERP eller lokalt arkiv – Acubiz Help Center

Med denne funktion får virksomheden direkte adgang til alle kvitteringsbilleder via en Acubiz SFTP-server. Det gør det muligt automatisk at hente og gemme bilag direkte i jeres ERP-system eller i virksomhedens eget lokale arkiv.

ℹ️Bemærk: Dette er en tilkøbsfunktion. Kontakt Acubiz for aktivering og nærmere information.

Filformater

Acubiz understøtter følgende filformater for bilag og kvitteringer:

Dokumenter: PDF
Billedfiler: JPG, PNG, GIF

Tilpasning af eksportfil

For at forbinde transaktioner med de tilhørende kvitteringsfiler kræves der en mindre tilpasning af virksomhedens nuværende eksportformat i Acubiz:

Referencekolonne: Der tilføjes en kolonne i eksportfilen med filnavnsreferencen til kvitteringen. Standardplaceringen er kolonne 30 (kan variere ved kunders specifikke opsætninger).
ℹ️ Se vores tekniske dokumentation på: Eksportdatastruktur - feltbeskrivelser
ERP-integration: Referencen gør det muligt for jeres økonomisystem at vise kvitteringen direkte på den enkelte postering (såfremt ERP-systemet understøtter dette).
Flere bilag pr. transaktion: Hvis en transaktion indeholder mere end én kvittering, adskilles filnavnene i referencefeltet med stjerne (*).

OBS: Filnavnsreferencen påføres som udgangspunkt kun på debetposteringen i omkostningsfilen fra Acubiz.

SFTP-struktur og eksempler

Alle kvitteringsfiler placeres i følgende sti på SFTP-serveren:

/[SELSKABSNAVN]/FromAcubiz/Files/

Eksempel 1: Én kvittering på en transaktion

Eksportfilen indeholder én direkte reference til filen i mappen.

Eksempel 2: Flere kvitteringer på én transaktion

Hvis der er tilknyttet flere bilag, kædes filnavnene sammen med *:

fil1.jpg*fil2.jpg*fil3.jpg

Navngivning af kvitteringsfiler

Strukturen på filnavnet afhænger af, hvordan bilaget er uploadet:

Upload via Acubiz App: Tildeles et unikt UID-filnavn.
Eksempel: 65D8BFA5B6D106F5C1258870002BD94B.jpg
Upload via Webbrowser: Bevarer det oprindelige filnavn suppleret med et unikt Acubiz-ID.
Eksempel: OprindeligtFilnavn_01234.jpg

Vigtig information og retningslinjer

Mappestruktur pr. selskab: Der benyttes ét samlet SFTP-login for hele organisationen. Hvert enkelt selskab/regnskab har sin egen unikke mappestruktur. Det er vigtigt at opretholde denne adskillelse lokalt for at undgå filnavnskonflikter.
Låst navnestruktur: Filnavnestrukturen fra Acubiz kan ikke tilpasses eller ændres.
Standardintegrationer: Funktionen er allerede indbygget i standardintegrationerne til bl.a. Microsoft D365FO, Microsoft Business Central og e-conomic.
Automatisk oprydning: Filer på SFTP-serveren slettes automatisk efter 60 dage, hvis de ikke forinden er blevet slettet i forbindelse med download, som vi anbefaler.

Relaterede artikler