Funktionen gør det muligt at få adgang til billeder af kvitteringer på en Acubiz SFTP-server. Det giver dig mulighed for at gemme egne kopier af kvitteringer og billedfiler, der bruges i Acubiz. Kvitteringer kan hentes direkte til ERP-systemet og/eller lokalt i virksomheden som et opslag eller arkiv.

Indhold i denne artikel:

• Filformater for kvitteringer
• Ændring til eksportfil
• Navngivning af kvitteringsfiler

Filformater for kvitteringer

I Acubiz kan kvitteringer være i følgende filformater:

• PDF-filer
• JPG, PNG, GIF (billedfiler)

Det kan være nødvendigt at tilpasse det nuværende eksportformat i Acubiz. Der skal tilføjes en kolonne i eksportfilerne, som indeholder en reference til kvitteringsfilnavnet. Det gør det muligt at se, hvilke billeder der hører til hvilke omkostninger. Denne ændring giver kunden mulighed for at udvikle en visningsfunktion i deres økonomisystem, så kvitteringen kan ses direkte på de enkelte posteringer, hvis økonomisystemet understøtter det.

Bemærk, at der i Acubiz kan være flere kvitteringer pr. transaktion. Derfor kan referencefeltet indeholde flere filnavne pr. transaktion, og det skal håndteres korrekt.

Læs mere om

• Modtagelse af data fra Acubiz samt mappestruktur
• Acubiz (SFTP) MFT-platform indstillinger

Ændring til eksportfil

I vores standard eksportformat ligger filnavnreferencen i kolonne 30 (se vores dokumentation), men dette kan selvfølgelig variere hos den enkelte kundes opsætning.

Eksempel 1 (én kvittering på en transaktion):

Dette eksempel viser én kvitteringsfil på en transaktion:

Referencen ligger i mappen på SFTP serveren "/[SELSKABSNAVN]/FromAcubiz/Files/", således:

Eksempel 2 (flere kvitteringer på en transaktion):

Dette eksempel viser 2 kvitteringsfiler på en transaktion.

• Syntaxen er den samme hvis det er mere end to filer. Hvert filnavn er adskilt af *, eks. "fil1.jpg*fil2.jpg*fil3.jpg" etc.

Referencen ligger i mappen på SFTP serveren "/[SELSKABSNAVN]/FromAcubiz/Files/", således:

Vigtig information:

• Der vil være ét SFTP login for hele Acubiz organisationen hvor hvert regnskab/selskab har sin egen unikke mappestruktur. Denne mappeadskillelsesstruktur skal også holdes lokalt, da der potentielt kan være dubletter af filnavne og derfor ikke skal mikses.
• Hvis Acubiz er opsat med flere Acubiz Regnskaber/selskaber vil der være en ensartet mappestruktur pr. selskab/regnskab. Altså en kvittering i selskab/regnskab1 vil ligge i dette selskabs mappestruktur
• Filnavnet kan ikke ændres til en anden navne struktur.

I Acubiz' standard integrationer er denne funktion indeholdt (p.t. Dynamics AX/D365FO og E-conomic).

Navngivning af kvitteringsfiler

I Acubiz er der følgende metoder til navngivning af kvitteringsfilerne.

• Kvitteringer via Acubiz app
  • Kvitteringer taget via Acubiz app får billedet et UID som filnavn.
  • Eks: 65D8BFA5B6D106F5C1258870002BD94B.jpg
• Kvitteringer uploaded via web browser
  • Her vil filnavnet være det oprindelige filnavn tilføjet en ID værdi fra vores side (markeret med gul)
  • Eks. OprindeligtFilnavn_01234.jpg

Alternativt kan billeder naturligvis stadig vises i Acubiz via en opslagsfunktion