Acubiz leverer data til virksomhedens økonomisystem som eksportfiler, der skal indlæses i økonomisystemet (ERP). De data, der kommer ind i Acubiz, skal derfor eksporteres, når de har været igennem Acubiz' konteringsmotor.

Data til Acubiz kan være af forskellig oprindelse

• Manuelt indtastede data fra brugere.
  • Omkostningskonteringer [2]
• Automatisk data via kreditkort transaktioner
  • Hensættelse [1]
  • Månedlig faktura [3]

Omkostningsflow [2]

Uanset hvor data kommer fra, skal det leveres til økonomisystemet, men først skal det gennemgå et konfigureret flow, hvor både

• Medarbejdere
• Godkendere
• Finansmedarbejdere

Flowet kan variere fra virksomhed til virksomhed, men grundprincipperne er de samme – inden en korrekt bogføringsfil kan sendes til økonomisystemet.

Medarbejdere følger denne proces:

• Vælge omkostningstype for alle udgifter (kreditkort, kontante udlæg, kørsel i egen bil, rejsegodtgørelse, kontante forskud)
• Vælge dimensioner for alle udgifter (kostcenter, projekt osv.)
• Vedlægge gyldige kvitteringer som dokumentation for alle udgifter
• Eventuelt samle relaterede udgifter på en rejseafregning for bedre overblik for både medarbejderen og lederen
• Sende udgifterne til godkendelse

Godkenderen har denne proces:

• Gennemgå modtagne udgifter i forhold til firmaets politikker
• Tjekke at der er gyldig dokumentation for udgifterne
• Godkende eller afvise de modtagne udgifter

Finansmedarbejderen følger denne proces:

• Sikre at godkendte udgifter overholder firmaets politik
• Kontrollere at dokumentationen lever op til gældende praksis
• Godkende eller afvise de allerede godkendte udgifter
• Eksportere udgifter til regnskabssystemet (ERP)
• Eksportere udgifter til eventuelt lønsystem

Hensættelsesflow (kreditkort) [1]

Disse konteringer sker automatisk, uden at transaktionerne skal håndteres eller godkendes af medarbejdere. Det sker, når transaktionen modtages eller oprettes i Acubiz.

Fakturaflow (kreditkort) [3]

Disse konteringer sker automatisk, uden at transaktionerne skal håndteres eller godkendes af medarbejdere. Det sker, når fakturaen modtages i Acubiz.