Flow i Acubiz

Acubiz leverer data til virksomhedens økonomisystem som eksportfiler, der skal indlæses i økonomisystemet (ERP). De data, der kommer ind i Acubiz, skal derfor eksporteres, når de har været igennem Acubiz' konteringsmotor.

Data i Acubiz være af forskellig oprindelse, som behandles via forskellige flows:

1. Hensættelsesflow (kreditkort) [1]. Automatiske posteringer, der sker øjeblikkeligt, når en kreditkorttransaktion modtages eller oprettes i Acubiz.
2. Omkostningsflow [2]. Manuelt oprettede eller berigede udgifter fra medarbejderne, som kræver godkendelse.
3. Fakturaflow (kreditkort) [3]. Automatiske posteringer, der genereres og konteres, når den månedlige samle- eller kreditkortfaktura modtages i Acubiz.

[2] Omkostningsflowet: Fra registrering til bogføring

Uanset udgiftens oprindelse skal alle transaktioner i omkostningsflowet [2] igennem en fastlagt godkendelsesproces. Selvom det specifikke workflow kan variere fra virksomhed til virksomhed, er grundprincipperne altid opdelt i tre faste roller: Medarbejderen, Godkenderen og Finansmedarbejderen.

(A) Medarbejderens proces

Medarbejderen har ansvaret for at registrere og dokumentere sine udgifter (hvad enten der er tale om kreditkorttransaktioner, kontante udlæg, kørsel, diæter eller kontante forskud):

• Kontering: Vælge den korrekte omkostningstype for alle udgifter.
• Dimensionering: Påføre relevante dimensioner (f.eks. omkostningssted, projekt, afdeling osv.).
• Dokumentation: Vedhæfte gyldige kvitteringer og bilag på samtlige udgifter.
• Strukturering: Eventuelt samle relaterede udgifter i en samlet rejseafregning for at sikre et bedre overblik for både medarbejder og leder.
• Sende udgifterne videre i flowet til godkendelse.

💡Gode råd til medarbejder: 

• Tag billedet med det samme: Digitaliser kvitteringen straks efter købet, så du undgår at miste bilaget.
• Sikr fuld synlighed: Hele kvitteringen – inklusiv alle fire hjørner – skal være synlig på skærmen.
• Sørg for god belysning: Tag billedet i et veloplyst miljø, gerne mod en mørkere, ensartet baggrund for bedste læsbarhed.
• Kontroller beløbet: Tjek altid, at det indtastede beløb stemmer nøjagtigt overens med beløbet på kvitteringen.
• Tilbageførsel af bilag: Bemærk, at et indsendt bilag kun kan trækkes tilbage, så længe det endnu ikke er blevet godkendt.

(B) Godkenderens (lederens) proces

Godkenderen sikrer, at medarbejderens udgifter er forretningsmæssigt relevante:

• Politiktjek: Gennemgå de modtagne udgifter i forhold til virksomhedens gældende udgiftspolitik.
• Bilagskontrol: Sikre, at der foreligger gyldig og tilstrækkelig dokumentation for udgifterne.
• Behandling: Godkende udgifterne til videre proces eller afvise dem tilbage til medarbejderen med en kommentar, hvis der mangler oplysninger.

💡Gode råd til godkender/leder: 

• Udnyt ventetid effektivt: Behandl og godkend/afvis bilag løbende, når du har korte ophold i løbet af arbejdsdagen (f.eks. under rejseaktivitet eller i lufthavnen).
• Skab overblik via sortering: Sorter bilagene efter medarbejder for at opnå et bedre overblik og en mere effektiv godkendelsesproces.
• Stabil forbindelse: Sørg for at have god mobildækning eller en sikker internetforbindelse, når du godkender bilag via mobilen.

(C) Finansmedarbejderens proces

Finansafdelingen foretager den endelige kontrol og sikrer, at alt er klar til bogføring og eventuel udbetaling:

• Efterlevelse: Sikre, at de godkendte udgifter overholder virksomhedens interne retningslinjer og skatteregler.
• Revision: Kontrollere, at dokumentation og kontering lever op til gældende regnskabspraksis.
• Validering: Foretage den endelige godkendelse eller afvise udgifter tilbage i flowet ved fejl.
• Eksport: Overføre de godkendte data til virksomhedens økonomisystem (ERP) og/eller til lønsystemet (f.eks. ved kørsel eller diæter).

💡Gode råd til finansmedarbejderen: 

• Afvis ved gentagne fejl: Afvis bilag, der er forkert konteret af den samme bruger. Dette sikrer den rigtige regnskabsføring og hjælper medarbejderen til løbende indlæring (learning by doing).
• Anvend split-funktionen: Brug systemets split-funktion, når et beløb skal fordeles på flere sags- eller regnskabskonti.
• Skab overblik med rapporter: Træk løbende rapporter for at få et samlet overblik over forbrug, godkendelsesflow og status.
• Følg op på åbne bilag: Sørg for regelmæssigt at følge op på uafsluttede og åbne bilag i godkendelsesflowet for at undgå flaskehalse.
• Gennemfør regelmæssige afstemninger: Foretag løbende afstemning mellem Acubiz og virksomhedens regnskabssystem for at sikre datakvaliteten, undgå differencer og gøre den eksterne revision lettere.

[1] Hensættelsesflow 

Når en medarbejder foretager et køb med sit firmakreditkort, modtager Acubiz transaktionsdata direkte fra kortudstederen. Systemet foretager automatisk en hensættelseskontering, så virksomheden har et realtidsbillede af de udestående forpligtelser i økonomisystemet, endnu før medarbejderen har afregnet bilaget.

[3] Fakturaflow

Når den månedlige samlefaktura fra kreditkortudstederen lander i Acubiz, matches og konteres den automatisk i systemet. Dette sikrer en hurtig og præcis afstemning mod de modtagne transaktioner uden manuel indblanding.