Konfiguration af medarbejdermellemværender

Acubiz kan konfigureres specifikt til at understøtte virksomhedens interne retningslinjer og behov. Afhængigt af den valgte bilagstype håndterer systemet automatisk modregningen af medarbejdermellemværender, hvilket resulterer i enten en udbetaling eller et løntræk.

Typer af medarbejdermellemværender

1. Udbetaling

Dette omfatter erhvervsmæssige udlæg, som medarbejderen har afholdt privat, og som skal refunderes:

• Kontante udlæg: Private udlæg for virksomhedskøb.

• Kørselsgodtgørelse og diæter: Lovmæssige eller interne godtgørelser for erhvervskørsel og rejser.

2. Løntræk

Dette omfatter beløb, som medarbejderen skylder virksomheden, og som typisk reguleres via lønsystemet:

• Kontanthævninger på firmakort: Kontante hævninger foretaget på virksomhedens kreditkort.

• Private køb: Utilsigtet eller tilladt privat brug af virksomhedens kreditkort.

Indhold i denne artikel:

• Udbetalingsmetoder
• Udbetaling og løntræk håndteres af lønsystemet med returbogføring fra lønsystemet
• Kreditor udbetalinger via regnskabssystem
• Kombination af udbetalinger via kreditorudbetaling og lønsystem

Udbetalingsmetoder og afregningsmodeller

Acubiz understøtter to primære metoder til håndtering af medarbejdermellemværender, afhængigt af virksomhedens interne processer og systemlandskab:

• Udbetaling og løntræk via lønsystemet: Håndterer både refusioner (udbetalinger) og modregninger (løntræk) direkte over lønnen.

• Kreditorudbetaling via ERP-systemet: Anvendes udelukkende til refusion (udbetaling) af medarbejderudlæg direkte via økonomisystemet.

Håndtering af udbetaling og løntræk

Den mest benyttede metode, hvor omkostninger bogføres fra Acubiz til regnskabssystemet, mens medarbejdermellemværende går via lønsystemet. Lønsystemet returnerer bogføringen af udbetalinger/løntræk til en mellemregningskonto i Acubiz.

Kreditorudbetalinger i regnskabssystem

Udbetalinger sker gennem kreditorudbetalingsmodulet. Løntræk skal dog håndteres manuelt af kunden via medarbejderens kreditorkonto, hvilket kræver manuel registrering udenom Acubiz.

Kombination af udbetalinger

Denne kombination vedrører transaktionstyper.

• Udlæg: Kreditorudbetalinger
• Kørsel og diæter: Udbetaling via lønsystem

Løntræk skal manuelt behandles af kunden via medarbejderens kreditorkonto, hvilket kan kræve manuel registrering udenom Acubiz.

Ovenstående er blot eksempler, ikke en udtømmende liste.