Når et firmakreditkort bruges, kommer transaktionen fra banken og rammer medarbejderen som skal foretage selve afregningen.
Trin 1: Omkostningen (Brugerens registrering i Acubiz)
Når medarbejderen åbner Acubiz, tilføjer sit bilag og vælger den korrekte omkostningskonto, frigives omkostningen til driften. Den midlertidige hensættelse til drift nulstilles.
Debet: Omkostningskonto (Drift) – F.eks. Hotel eller Repræsentation
Se evt. de afledte flows: Kontanthævning på firmakreditkort: og Privatkøb på firmakortKredit: Hensat til drift (Balance eller bank) – Modpostering til kreditkort
Hvorfor? Omkostningen placeres nu korrekt i resultatopgørelsen, og kontoen for "Hensat til drift" går i nul (udlignes) for denne specifikke transaktion.
Sådan opsætter du konteringen til ovenstående setup
Afledte flows
Der kan være afledte flows til almindelige omkostninger som forklares herunder
Kontanthævning på firmakreditkort:
Kontanthævninger foretages typisk i situationer, hvor kortbetaling ikke er mulig. I Acubiz registreres og håndteres en kontanthævning som et lønforskud udbetalt til medarbejderen.
Sådan opsætter du konteringen til ovenstående setup
Princippet: Fra omkostning til tilgodehavende (medarbejdergæld)
Det er når medarbejderen skal afregne transaktionen, at det afledte flow aktiveres. I stedet for at vælge en udgiftskategori (f.eks. "Rejseudgifter"), vælger Acubiz automatisk en systemkonto der hedder "Kontanthævning på firmakort". Nu bliver transaktionen registreret som et mellemværende mellem virksomheden og medarbejderen
Trin 2: Brugerens registrering af kontanthævning
Når Acubiz markerer forbruget som en kontanthævning i Acubiz, ændres debet-konteringen. I stedet for en omkostningskonto debiteres virksomhedens tilgodehavende hos medarbejderen. Her benytter man typisk én af to metoder afhængig af virksomhedens lønsystem og ERP-opsætning:
| Metode A: Medarbejdermellemregning (Lønmodregning) | Metode B: Medarbejderkreditor (Samlekonto) |
|
Denne metode bruges oftest, hvis beløbet automatisk skal modregnes i medarbejderens næste lønudbetaling.
|
Denne metode bruges, hvis medarbejderen selv skal indbetale beløbet tilbage til virksomheden via en bankoverførsel, eller hvis man afregner mellemværender manuelt.
|
| Hvordan lukkes mellemværendet (Trin 4)? | |
|
Når en medarbejder hæver kontanter til brug i tjenstligt øjemed – eksempelvis i forbindelse med en forretningsrejse – betragtes det hævede beløb som et lønforskud og dermed som en gæld til virksomheden. Medarbejderen er forpligtet til at dokumentere alle afholdte udgifter. Dette gøres ved løbende at registrere udgifterne som udlæg og vedlægge gyldige kvitteringer, hvorefter beløbene modregnes medarbejderens udestående gæld. Manglende dokumentation: Såfremt der er et restbeløb, som ikke kan dokumenteres med relevante bilag, betragtes dette som et udestående mellemværende med virksomheden. Herunder muligheder for endelig afslutning | |
I forbindelse med lønafviklingen reduceres medarbejderens udbetalte løn med det givne beløb. Herefter bogføres udligningen automatisk via lønsystemet til ERP-systemets mellemregningskonto, hvorefter denne nulstilles. |
Ved opgørelse af mellemværender på medarbejderkreditoren kan eventuelle udestående saldi håndteres på følgende måder, hvis medarbejderen skylder virksomheden penge:
|
Sådan opsætter du kontering for kontanthævninger på firmakreditkort
Privatkøb på firmakort
Princippet: Fra omkostning til tilgodehavende (medarbejdergæld)
Det er når medarbejderen skal afregne transaktionen, at det afledte flow aktiveres. I stedet for at vælge en udgiftskategori (f.eks. "Rejseudgifter"), vælger medarbejderen en specifik kategori i Acubiz, der hedder "Privatkøb på firmakort". Nu bliver transaktionen registreret som et mellemværende mellem virksomheden og medarbejderen
Trin 2: Brugerens registrering af privatkøb
Når medarbejderen markerer købet som privat i Acubiz, ændres debet-konteringen. I stedet for en omkostningskonto debiteres virksomhedens tilgodehavende hos medarbejderen. Her benytter man typisk én af to metoder afhængig af virksomhedens lønsystem og ERP-opsætning:
| Metode A: Medarbejdermellemregning (Lønmodregning) | Metode B: Medarbejderkreditor (Samlekonto) |
|
Denne metode bruges oftest, hvis beløbet automatisk skal modregnes i medarbejderens næste lønudbetaling.
|
Denne metode bruges, hvis medarbejderen selv skal indbetale beløbet tilbage til virksomheden via en bankoverførsel, eller hvis man afregner mellemværender manuelt.
|
| Hvordan lukkes mellemværendet (Trin 4)? | |
| I forbindelse med lønafviklingen reduceres medarbejderens udbetalte løn med det givne beløb. Herefter bogføres udligningen automatisk via lønsystemet til ERP-systemets mellemregningskonto, hvorefter denne nulstilles. |
Ved opgørelse af mellemværender på medarbejderkreditoren kan eventuelle udestående saldi håndteres på følgende måder, hvis medarbejderen skylder virksomheden penge:
|
Sådan opsætter du kontering for privatkøb på firmakreditkort
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.