Flow i Acubiz

Acubiz leverer data til virksomhedens økonomisystem i form af eksport-filer der skal indlæses i økonomi systemet (ERP). De data der kommer ind i Acubiz skal altså eksporteres når de har passeret igennem Acubiz konterings-motor.

Data til Acubiz kan være af forskellig oprindelse. 

• Automatisk data via kreditkort transaktioner
  • Hensættelse [1]
  • Månedlig faktura [3]
• Manuelt indtastede data fra brugere.
  • Omkostningskonteringer [2]

Hensættelses flow (kreditkort transaktioner) [1]

Disse konteringer vil foregå uden at transaktionerne gennemgår medarbejder håndtering eller godkendelses flow. Dette sker når transaktionen ankommer/oprettes i Acubiz

Omkostnings flow [2]

Uanset oprindelse skal data leveres til økonomi systemet, men inden skal data igennem et konfigureret flow af behandling af både

• Medarbejdere
• Godkendere
• Finans medarbejdere

Selve flowet kan være opbygget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, men grundprincipperne for flowet er de samme - inden en korrekt bogføringsfil kan leveres til økonomi systemet.

Medarbejdere har følgende proces:

• Valg om omkostningstype på alle omkostninger (Kreditkort, Kontante udlæg, Kørsel i egen bil, Rejsegodtgørelse, kontante forskud)
• Valg af dimensioner på alle omkostninger (kostcenter, projekt o.s.v)
• Dokumentation i form af gyldige kvitteringer på alle omkostninger
• Evt. samle relaterede omkostninger på en rejseafregning for bedre overblik for medarbejderen selv og lederen
• Sende omkostningerne til godkendelse

Godkenderen har følgende proces:

• Tjekke modtagne omkostninger ud fra firma politikker
• Tjekke for gyldig dokumentation på omkostninger
• Godkende eller afvise modtagne omkostninger

Finansmedarbejderen har følgende proces:

• Tjekke at godkendte omkostninger overholder firma politikken
• Tjekke af dokumentationen overholder gældende praksis.
• Godkende eller afvise godkendte omkostninger.
• Foretage eksport af omkostninger til regnskabssystem (ERP)
• Foretage eksport af omkostninger til evt. lønsystem.

Faktura flow (kreditkort transaktioner) [3]

Disse konteringer vil foregå uden at transaktionerne gennemgår medarbejder håndtering eller godkendelses flow. Det sker når faktura ankommer i Acubiz.