Elektroniske fakturaer fra rejsekonti eller teleselskaber

Medarbejderrelaterede fakturaer

I modsætning til almindelige kreditkorttransaktioner findes der leverandører, som udelukkende fremsender én samlet faktura for det samlede forbrug. Dette gælder typisk for rejsekonti eller teleudbydere. Her registreres der ikke løbende enkeltransaktioner, men i stedet én samlet faktura pr. medarbejder eller aftale.

ℹ️ Bemærk: Ved denne type fakturering anvendes ikke hensættelsesprincippet.

Billedet illustrerer konteringsflowet i Acubiz for omkostninger og den efterfølgende leverandørfaktura under hensættelsesprincippet. Flowet er opdelt i to hovedtrin (trin 2 og trin 3):

Trin 2: Registrering af omkostninger (Brugerens kontering)

Dette trin udløses, når brugeren registrerer og konterer sine enkelte omkostninger via Acubiz appen.

• Funktion: De enkelte forbrug udgiftsføres direkte på de relevante omkostningskonti i driften, mens der oprettes en modpostering på en interimskonto/balancekonto (Hensat til kreditor).
• Eksempel fra billedet:
  • Drift: Hotel konteres til 1.500,00 kr. (Debet)
  • Drift: Fly konteres til 1.000,00 kr. (Debet)
  • Balance: Kontoen Hensat til kreditor krediteres med de to beløb (1.500,00 kr. og 1.000,00 kr.).
• Eksportsti i Acubiz: FINANS: EKSPORT ➔ KLAR TIL EKSPORT ➔ OMKOSTNINGER

Trin 3: Faktura fra leverandør (Afstemning af hensætning)

Dette trin sker, når den endelige samle- eller månedlige faktura modtages fra leverandøren i Acubiz.

• Funktion: Fakturaen udligner den tidligere hensætning på balancekontoen og opretter den endelige kreditorforpligtelse.
• Kontering:
  • Kreditor: Det samlede fakturabeløb (2.500,00 kr.) krediteres på leverandørens kreditorkonto.
  • Balance: De enkelte transaktioner fra trin 2 debiteres på kontoen Hensat til kreditor (1.500,00 kr. og 1.000,00 kr.) for at udligne hensætningen.
• Yderligere noter i diagrammet:
  • Betaling i bank: Udføres i virksomhedens bank/ERP og konteres ikke af Acubiz (vises her som en debitering af leverandør kreditor på 2.500,00 kr.).
• Eksportsti i Acubiz: FINANS: EKSPORT ➔ KLAR TIL EKSPORT ➔ FAKT E-TRANSAKTIONER

Nyttige links og videre læsning

• Lær mere om Acubiz flowet
• Sådan opsætter du konteringer til ovenstående setup