Visse bank- og kreditkortudbydere understøtter ikke det fulde 3-delte konteringsflow, da de ikke kan levere det månedlige fakturagrundlag (trin 3). Dette udelukker dog ikke anvendelsen af Acubiz; funktionen kan i stedet opsættes som et effektivt 2-trins konteringsflow baseret på de tilgængelige data.
Når et firmakreditkort bruges, bevæger transaktionen sig igennem tre faser: Hensættelsen (automatisk feed fra kortudsteder), Omkostningen (medarbejderens afregning i Acubiz). De 2 trin er:
- Trin 1: Hensættelsen (Det automatiske kortfeed)
- Trin 2: Omkostningen (Brugerens registrering i Acubiz)
Trin 1: Hensættelsen (Det automatiske kortfeed)
Så snart transaktionen registreres hos kortudstederen, indlæses den automatisk i Acubiz som en hensættelse. Formålet er at synliggøre det udestående forbrug i balancen med det samme, selvom bilaget ikke er behandlet endnu.
Debet: Hensat til drift (Balance eller drift) – Forventet omkostning (Kan også konteres direkte i driften)
Kredit: Hensat til kreditor (Balance) – Forventet gæld til kreditkortselskab/Bank
ℹ️ Ved anvendelse af et 2-trins konteringsflow vil kontoen for 'Hensat til kreditor' ikke blive automatisk udlignet i Acubiz. Saldoen vil i stedet akkumuleres løbende i takt med, at transaktionerne bogføres..
Hvorfor? Vi ved, at pengene er brugt, og at vi skylder dem væk, men vi kender endnu ikke den nøjagtige omkostningskonto (f.eks. repræsentation, hotel eller it-udstyr).
Trin 2: Omkostningen (Brugerens registrering i Acubiz)
Når medarbejderen åbner Acubiz, tilføjer sit bilag og vælger den korrekte omkostningskonto, frigives omkostningen til driften. Den midlertidige hensættelse til drift nulstilles.
Debet: Omkostningskonto (Drift) – F.eks. Hotel eller Repræsentation
Se evt. de afledte flows: Kontanthævning på firmakreditkort: og Privatkøb på firmakortKredit: Hensat til drift (Balance eller drift) – Modpostering til Trin 1 Debet
Hvorfor? Omkostningen placeres nu korrekt i resultatopgørelsen, og kontoen for "Hensat til drift" går i nul (udlignes) for denne specifikke transaktion.
Se forklaring på de forskellige Acubiz flows
Sådan opsætter du kreditkort konteringerne til ovenstående setup
Afledte flows
Der kan være afledte flows til almindelige omkostninger som forklares herunder
Kontanthævning på firmakreditkort:
Kontanthævninger foretages typisk i situationer, hvor kortbetaling ikke er mulig. I Acubiz registreres og håndteres en kontanthævning som et lønforskud udbetalt til medarbejderen.
Princippet: Fra omkostning til tilgodehavende (medarbejdergæld)
Når transaktionen lander i Acubiz via det automatiske feed (Trin 1), sker hensættelsen fuldstændig som normalt: Pengene er trukket på kortet, og virksomheden skylder beløbet til kortudstederen.
| ℹ️ Trin 1: Hensættelsen (Det automatiske kortfeed) forbliver uændret! |
Det er først i Trin 2, når medarbejderen skal afregne transaktionen, at det afledte flow aktiveres. I stedet for at vælge en udgiftskategori (f.eks. "Rejseudgifter"), vælger Acubiz automatisk en systemkonto der hedder "Kontanthævning på firmakort". Regnskabsmæssigt flyttes posteringen nu væk fra resultatopgørelsen (driften) og forbliver i balancen som et mellemværende mellem virksomheden og medarbejderen
Trin 2: Brugerens registrering af kontanthævning
Når Acubiz markerer forbruget som en kontanthævning i Acubiz, ændres debet-konteringen. I stedet for en omkostningskonto debiteres virksomhedens tilgodehavende hos medarbejderen. Her benytter man typisk én af to metoder afhængig af virksomhedens lønsystem og ERP-opsætning:
| Metode A: Medarbejdermellemregning (Lønmodregning) | Metode B: Medarbejderkreditor (Samlekonto) |
|
Denne metode bruges oftest, hvis beløbet automatisk skal modregnes i medarbejderens næste lønudbetaling.
|
Denne metode bruges, hvis medarbejderen selv skal indbetale beløbet tilbage til virksomheden via en bankoverførsel, eller hvis man afregner mellemværender manuelt.
|
| Hvordan lukkes mellemværendet (Trin 4)? | |
|
Når en medarbejder hæver kontanter til brug i tjenstligt øjemed – eksempelvis i forbindelse med en forretningsrejse – betragtes det hævede beløb som et lønforskud og dermed som en gæld til virksomheden. Medarbejderen er forpligtet til at dokumentere alle afholdte udgifter. Dette gøres ved løbende at registrere udgifterne som udlæg og vedlægge gyldige kvitteringer, hvorefter beløbene modregnes medarbejderens udestående gæld. Manglende dokumentation: Såfremt der er et restbeløb, som ikke kan dokumenteres med relevante bilag, betragtes dette som et udestående mellemværende med virksomheden. Herunder muligheder for endelig afslutning | |
I forbindelse med lønafviklingen reduceres medarbejderens udbetalte løn med det givne beløb. Herefter bogføres udligningen automatisk via lønsystemet til ERP-systemets mellemregningskonto, hvorefter denne nulstilles. |
Ved opgørelse af mellemværender på medarbejderkreditoren kan eventuelle udestående saldi håndteres på følgende måder, hvis medarbejderen skylder virksomheden penge:
|
Sådan opsætter du kontering for kontanthævninger på firmakreditkort
Privatkøb på firmakort
Princippet: Fra omkostning til tilgodehavende (medarbejdergæld)
Når transaktionen lander i Acubiz via det automatiske feed (Trin 1), sker hensættelsen fuldstændig som normalt: Pengene er trukket på kortet, og virksomheden skylder beløbet til kortudstederen.
| ℹ️ Trin 1: Hensættelsen (Det automatiske kortfeed) forbliver uændret! |
Det er først i Trin 2, når medarbejderen skal afregne transaktionen, at det afledte flow aktiveres. I stedet for at vælge en udgiftskategori (f.eks. "Rejseudgifter"), vælger medarbejderen en specifik kategori i Acubiz, der hedder "Privatkøb på firmakort". Regnskabsmæssigt flyttes posteringen nu væk fra resultatopgørelsen (driften) og forbliver i balancen som et mellemværende mellem virksomheden og medarbejderen
Trin 2: Brugerens registrering af privatkøb
Når medarbejderen markerer købet som privat i Acubiz, ændres debet-konteringen. I stedet for en omkostningskonto debiteres virksomhedens tilgodehavende hos medarbejderen. Her benytter man typisk én af to metoder afhængig af virksomhedens lønsystem og ERP-opsætning:
| Metode A: Medarbejdermellemregning (Lønmodregning) | Metode B: Medarbejderkreditor (Samlekonto) |
|
Denne metode bruges oftest, hvis beløbet automatisk skal modregnes i medarbejderens næste lønudbetaling.
|
Denne metode bruges, hvis medarbejderen selv skal indbetale beløbet tilbage til virksomheden via en bankoverførsel, eller hvis man afregner mellemværender manuelt.
|
| Hvordan lukkes mellemværendet (Trin 4)? | |
| I forbindelse med lønafviklingen reduceres medarbejderens udbetalte løn med det givne beløb. Herefter bogføres udligningen automatisk via lønsystemet til ERP-systemets mellemregningskonto, hvorefter denne nulstilles. |
Ved opgørelse af mellemværender på medarbejderkreditoren kan eventuelle udestående saldi håndteres på følgende måder, hvis medarbejderen skylder virksomheden penge:
|
Sådan opsætter du kontering for privatkøb på firmakreditkort
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.