Transaktionsstatus: Hvor befinder omkostningerne sig?

I Acubiz gennemgår en omkostning (eller udgift) et fastlagt workflow fra det øjeblik, den oprettes, til den er endeligt bogført. For at bevare overblikket er det afgørende at vide, hvilket stadie en omkostning befinder sig i, og hvem der har ansvaret for det næste skridt.

En omkostning kan have følgende seks statusser i Acubiz:

• Igangværende: Udgiften er registreret af medarbejderen, men er endnu ikke sendt til godkendelse (f.eks. en kladde).
• Klarmeldt: Medarbejderen har færdiggjort og indsendt udgiften, som nu afventer godkendelse.
• Godkendt: Lederen eller godkenderen har godkendt udgiften, og den er sendt videre til finansafdelingen.
• Afvist: Godkenderen eller finansafdelingen har afvist udgiften (f.eks. pga. manglende dokumentation). Den sendes retur til medarbejderen til rettelse.
• Færdigbehandlet: Finansafdelingen har kontrolleret og godkendt udgiften, som nu ligger klar i køen til eksport.
• Eksporteret: Udgiften er overført til virksomhedens økonomisystem (ERP), og processen er afsluttet.

Oversigt over ansvarsplacering

Skemaet herunder viser, hvor i organisationen omkostningen befinder sig (og hvem der har ansvaret), alt efter hvilken status den har:

Bemærk ved afvisning: Hvis en udgift afvises (Status 4), lander ansvaret altid hos medarbejderen igen, som skal rette fejlen og klarmelde udgiften på ny.