Håndtering af ændret ImportID i Acubiz

Denne vejledning beskriver den manuelle fremgangsmåde, når en medarbejder skifter ImportID (den unikke nøgle) i kildesystemet i forhold til den værdi, der i forvejen er registreret i Acubiz.

Introduktion og baggrund

ℹ️ Bemærk: Denne procedure er kun relevant ved automatisk medarbejderimport (filintegration).

Acubiz anvender ImportID som den primære nøgle til at identificere den enkelte medarbejder. Hvis en medarbejder får tildelt et nyt ImportID i kildesystemet (fx ved genansættelse, ændret lønnummer eller ændrede initialer), vil Acubiz tolke det som en helt ny bruger.

I Acubiz skal følgende felter være unikke på tværs af alle brugere (dette gælder også deaktiverede/resignede brugere):

• Brugerens fulde navn (for- og efternavn)
• Initialer (numerisk eller alfanumerisk)
• Shortname
• E-mailadresse

Da den eksisterende profil i Acubiz allerede optager disse unikke data, vil den automatiske import fejle med en konflikt, når det nye ImportID forsøges indlæst.

Datagrundlag og fejlmekanisme

Ved automatisk filimport behandles data i følgende flow:

FIL -> TEMP-TABEL -> BRUGERDATABASE
Se denne artikel: Sådan foretager Acubiz datavalidering via bruger integration

Data fra importfilen sammenlignes med eksisterende poster i TEMP-tabellen baseret på ImportID. Når nøglen ændres i filen, men personoplysningerne er identiske med en eksisterende bruger, opstår der en valideringsfejl.

Fremgangsmåde

Udfør følgende tre trin i rækkefølge for at løse konflikten og opdatere brugeren korrekt.

1. Slet midlertidige brugere (Temp-brugere)

Fjern opstillede importkonflikter. Da fejlen opstår under valideringen, skal de oprettede midlertidige poster fjernes først:

1. Gå til ADMIN -> BRUGERE -> TEMP BRUGERE FRA IMPORT.
2. Søg efter de berørte poster. Du skal slette begge midlertidige poster:
   • Posten med brugerens gamle ImportID.
   • Posten med brugerens nye ImportID.
     
3. Bekræft sletningen af begge poster før du går videre.

2. Opdater ImportID i Admin (Frontend)

Kobl den eksisterende profil til den nye nøgle. Opdater den eksisterende brugerprofil manuelt, så den matcher den nye nøgle fra kildesystemet:

1. Gå til ADMIN -> BRUGERE.
2. Find og åbn den berørte medarbejderprofil.
3. Ret feltet ImportID fra det gamle ImportID
   
   ... til det nye ImportID.
   
4. Gem ændringerne på brugeren.

3. Genindlæs medarbejderstamdata

Færdiggør synkroniseringen. Når ImportID er rettet på brugerprofilen i Acubiz, vil næste automatiske filimport opdatere medarbejderen korrekt uden at skabe konflikter.

• Bemærk: Du kan enten afvente den næste planlagte kørsel af den automatiske import eller køre importen manuelt med det samme, hvis systemet tillader det.