Konteringsopsætning for medarbejdere i Acubiz

I Acubiz kan medarbejdere have transaktioner, der medfører enten et tilgodehavende hos eller en gæld til virksomheden. For at sikre en korrekte finans- og lønbogføring skal de enkelte medarbejderes kontering opsættes korrekt.

Navigation: Gå til ADMIN -> BRUGERE og vælg KONTO INFORMATIONER på brugerens profil, for at tilpasse opsætningen på den enkelte medarbejder.

Bemærk: Feltvisningen og den præcise opførsel kan variere afhængigt af virksomhedens specifikke Acubiz-konfiguration.

Generelle retningslinjer for kontering

• Finansiel påvirkning: Alle konteringer påvirker virksomhedens regnskab via omkostningsbogføringen, forudsat at transaktionen har gennemført det fulde godkendelsesflow i Acubiz.
• Obligatoriske felter: Der skal som minimum angives et kontonummer og en kontotype for hver aktiv kontering.

Gennemgang af konteringsfelter

1. Udlæg

Anvendes til håndtering af medarbejderens personlige mellemværende. 
ℹ️ Se konteringsprincip: Medarbejderudlæg og refunderinger

• Indhold:
  • Kontante udlæg: Bogføres som et tilgodehavende for medarbejderen (kredit).
  • Kontanthævninger & private køb på firmakort: Bogføres som en gæld for medarbejderen (debet).
• Afregning: Disse poster kan udløse automatisk regulering via lønudbetaling eller løntræk ved brug af Acubiz' løneksport.

2. Kørsel og diæter

Anvendes til godtgørelse af medarbejderens erhvervsmæssige transport og rejseaktivitet. 
ℹ️ Se konteringsprincip: Medarbejderudlæg og refunderinger

• Indhold: Skattefri kørselsgodtgørelse og skattefrie rejsegodtgørelser (diæter).
• Afregning: Transaktionerne bogføres normalt udelukkende via løneksporten og påvirker typisk ikke finansbogføringen direkte.

3. Forregistrering af forskud

Anvendes til automatisk registrering af kontantforskud trukket direkte fra valutakassen. 
ℹ️ Se konteringsprincip: Kontante forskudsudbetalinger

• Indhold: Mellemregning med medarbejderen vedrørende udbetalt forskud.
• Process: Konteringen sker automatisk uden krav om forudgående medarbejderhåndtering eller godkendelsesflow.
• Bemærk: Feltet er skjult, hvis virksomheden ikke benytter forskudsmodulet.

4. Privatbetalte firmakort

Anvendes i opsætninger, hvor medarbejderen selv hæfter og betaler kortafregningen direkte til kortselskabet, men skal have godtgjort erhvervsmæssige udgifter.
ℹ️ Se konteringsprincip: Medarbejderudlæg og refunderinger

• Indhold: Erhvervsmæssige omkostninger afholdt på et privatbetalt firmakort.
• Konteringsprincip: Følger som standard samme princip som Udlæg (Medarbejderudlæg og refunderinger), men kan konfigureres til en dedikeret finanskonto.
• Bemærk: Feltet er skjult, hvis privatbetalte kort ikke er aktiveret i systemet.

5. Kontanthævninger på firmakreditkort

Anvendes til at styre den regnskabsmæssige placering af kontanter hævet på virksomhedens kreditkort. 
ℹ️ Se konteringsprincip: Kreditkort: Det 3-trins Konteringsflow

• Indhold: Kontante hævninger foretaget med firmakort.
• Konteringsprincip: Følger som standard opsætningen for Udlæg. Hvis feltet efterlades blankt, benytter systemet automatisk medarbejderens udlægskonto.