Opret en ny bruger i Acubiz

For at give en medarbejder adgang til Acubiz skal der oprettes en personlig brugerprofil. Det er afgørende for systemets funktion, at brugerdata altid holdes opdaterede.

Relateret: Se også Introduktion til automatisk brugerintegration & FAQ

Sådan gør du

Gå til Administration -> Brugere:

1. Klik på ikonet Opret ny bruger.
   
2. Udfyld de nødvendige felter i oprettelsesformularen (se specifikation nedenfor).
3. Gem brugeren. Profilen aktiveres herefter i henhold til virksomhedens standardindstillinger.

Påkrævede stamdata

Følgende oplysninger skal udfyldes ved oprettelse:

• Navn (Fornavn + Efternavn)
  Kombinationen af for- og efternavn skal være unik i Acubiz.
  • Løsning ved navnesammenfald: Gør navnet unikt ved at tilføje initialer eller medarbejdernummer i efternavnsfeltet (f.eks. Peter Jensen (PJE) og Peter Jensen (PEJ)).
• Initialer
  Feltet er obligatorisk. Hvis virksomheden ikke benytter klassiske initialer, kan der angives en anden unik værdi (f.eks. medarbejdernummer).
• E-mailadresse 
  Skal være en gyldig, aktiv og unik e-mailadresse pr. medarbejder.
  • Vigtigt: E-mailen benyttes til nulstilling af adgangskode og al systemkommunikation. Benyttes Single Sign-On (SSO), skal e-mailadressen matche medarbejderens profil i virksomhedens Active Directory (AD).
• Godkender 
  Alle brugere skal have tilknyttet en godkender for at kunne indsende udgifter. Enhver bruger med mappen/rollen Godkender kan vælges.
  

Øvrige områder og konfigurationsmuligheder

Afhængigt af virksomhedens opsætning bør følgende områder ligeledes gennemgås:

• Personoplysninger & Tilhørsforhold: Leder- og godkenderforhold.
• Kontering: Medarbejderkontering (se Medarbejderudlæg og refunderinger).
  
• Finansielle dimensioner: Selskab, afdeling, costcenter m.m.
• Godkendelsesprokura: Beløbsgrænser for godkendelse samt håndtering af egne afregninger. Se Anvendelse af prokurabeløb ved godkendelse
• Kreditkort og e-transaktioner: Opsætning af automatisk match til firmakort (se Konfigurer automatisk transaktionsmatch).

Tip: Da den præcise opsætning varierer fra virksomhed til virksomhed, kan du med fordel slå en eksisterende medarbejder op og bruge profilen som skabelon.