Se forklaring på de forskellige Acubiz flows
Kontante udlæg
Gælder også for privatbetalte kreditkort
Konteringsflow for kontante udlæg i Acubiz
Når en medarbejder foretager et kontant udlæg på vegne af virksomheden og efterfølgende anmoder om refusion via Acubiz, følger bogføringen et fastlagt konteringsflow. Flowet sikrer, at omkostningen placeres det rigtige sted i driften, og at medarbejderen modtager sin refusion via den valgte udbetalingskanal.
Overordnet består konteringen altid af to dele: Debet (hvor omkostningen placeres) og Kredit (hvor modposten placeres, indtil pengene udbetales).
1. Debet: Registrering af omkostningen (Driften)
Når medarbejderen opretter sin afregning i Acubiz, vælges en omkostningstype (f.eks. "Hotel", "Repræsentation" eller "Kontorartikler").
Konsekvens: Omkostningen bogføres i Debet i resultatopgørelsen (driften). Virksomhedens resultat reduceres svarende til udlæggets størrelse, og eventuel købsmoms løftes.
2. Kredit: Modpostering og udbetalingsvej
Hvor modposten placeres i Kredit, afhænger fuldstændig af, hvordan virksomheden har valgt at udbetale pengene til medarbejderen. Her er der to scenarier:
| Scenarie A: Udbetaling via lønsystemet (Mellemregning) | Scenarie B: Udbetaling via ERP-systemet (Medarbejderkreditor) |
|---|---|
|
Hvis refusionen skal udbetales sammen med medarbejderens næste løn, sendes posteringen til en mellemregningskonto i balancen.
Næste skridt: Når lønnen køres skal lønsystemet foretage returbogføring på mellemregningskontoen i ERP så kontoen nulstilles, idet pengene er udbetalt. |
Hvis refusionen skal udbetales uafhængigt af lønnen som en almindelig kreditorbetaling direkte fra jeres ERP/økonomisystem, oprettes medarbejderen som en kreditor.
Næste skridt: Bogholderiet danner en udbetaling direkte fra ERP-systemet (f.eks. via bankintegration), hvorefter medarbejderkreditoren udlignes. |
Her opsættes kontering for kontante udlæg
Kørsel og diæter
|
ℹ️ Ved afregning af skattefri kørselsgodtgørelse og diæter overføres data som udgangspunkt direkte fra Acubiz til lønsystemet uden om ERP-systemet. Når lønkørslen afvikles, udbetales de godkendte godtgørelser sammen med medarbejderens almindelige løn. Lønsystemet håndterer efterfølgende den endelige bogføring af omkostningerne på de relevante konti i ERP-systemet, således at balancen stemmer, og udeståender udlignes. |
I visse tilfælde kan det være nødvendigt at bogføre kørsel og diæter i ERP-systemet direkte fra Acubiz. Dette gør sig særligt gældende ved projektbogføring, hvor projektkonteringen styres via Acubiz og ikke kan rummes eller arves i det standardiserede lønsystem. Dette forklares nedenfor:
Konteringsflow for skattefri kørselsgodtgørelse og diæter
Når en medarbejder opretter skattefri kørselsgodtgørelse og/eller skattefri rejsegodtgørelse (diæter) skal medarbejderen have refunderet beløbene og bogføringen følger et fastlagt konteringsflow. Flowet sikrer, at omkostningen placeres det rigtige sted i driften, og at medarbejderen modtager sin refusion via den valgte udbetalingskanal.
Overordnet består konteringen altid af to dele: Debet (hvor omkostningen placeres) og Kredit (hvor modposten placeres, indtil pengene udbetales).
1. Debet: Registrering af omkostningen (Driften)
Når medarbejderen opretter sin afregning i Acubiz, vælges en omkostningstype (f.eks. "Hotel", "Repræsentation" eller "Kontorartikler").
Konsekvens: Omkostningen bogføres i Debet i resultatopgørelsen (driften). Virksomhedens resultat reduceres svarende til udlæggets størrelse, og eventuel købsmoms løftes.
2. Kredit: Modpostering og udbetalingsvej
Hvor modposten placeres i Kredit, afhænger fuldstændig af, hvordan virksomheden har valgt at udbetale pengene til medarbejderen. Her er der to scenarier:
| Scenarie A: Udbetaling via lønsystemet (Mellemregning) | Scenarie B: Udbetaling via ERP-systemet (Medarbejderkreditor) |
|---|---|
|
Hvis refusionen skal udbetales sammen med medarbejderens næste løn, sendes posteringen til en mellemregningskonto i balancen.
Næste skridt: Når lønnen køres skal lønsystemet foretage returbogføring på mellemregningskontoen i ERP så kontoen nulstilles, idet pengene er udbetalt. |
Hvis refusionen skal udbetales uafhængigt af lønnen som en almindelig kreditorbetaling direkte fra jeres ERP/økonomisystem, oprettes medarbejderen som en kreditor.
Næste skridt: Bogholderiet danner en udbetaling direkte fra ERP-systemet (f.eks. via bankintegration), hvorefter medarbejderkreditoren udlignes. |
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.