Kom godt i gang med CPM (Company Policy Manager)

Reducer tidsforbruget på tværs af hele organisationen – uanset om det gælder medarbejdere, godkendere eller Finans. Med CPM-modulet kan Finansafdelingen automatisere manuelle processer og frigøre værdifulde ressourcer.

ℹ️ Bemærk: CPM (Company Policy Manager) er et tilkøbsmodul til Acubiz. Hvis modulet ikke er aktiveret i jeres løsning, vil funktionerne ikke være synlige. Kontakt venligst Acubiz for yderligere oplysninger om aktivering.

Hvad er CPM?

Grundprincippet i CPM er at eliminere unødig manuel kontrol i Finans. Når medarbejderen har afregnet, og lederen har godkendt udgiften, sendes transaktionerne automatisk direkte til bogføring. Finansafdelingen skal som udgangspunkt intet godkende – medmindre en transaktion udløser en defineret kontrolpolitik.

Du kan opsætte betingelser for kontrol i Finans baseret på følgende kriterier:

• Generel stikprøvekontrol: Angiv en procentsats (f.eks. 10 %, 25 % eller 50 %) for, hvor stor en del af de samlede transaktioner, der skal udtages til kontrol over en måned.
• Specifikke kontoregler:
  • Alle transaktioner på en bestemt omkostningskonto (uanset beløb).
  • Transaktioner over et defineret beløbsmaksimum.
  • Transaktioner foretaget i specifikke lande.
• Medarbejderkontrol: Målrettet kontrol af specifikke personer.

Prioritering af kontrolpolitikker (Regelsæt)

CPM-politikkerne arbejder ud fra et fastlagt hierarki, som bestemmer, hvilken regel der vinder, hvis flere gør sig gældende. Rangeringen er som følger:

1. Generel stikprøvekontrol (Undtagelse: Hvis denne er sat til 100 %, har den højeste prioritet)
2. Medarbejderspecifik kontrol (Undtagelse: Hvis denne er sat til 100 %, har den højeste prioritet)
3. Kontokontrol (Baseret på beløb eller land)

Eksempel på logik: Hvis den generelle stikprøvekontrol er sat til 25 %, vil en specifik kontoregel altid vægte tungere. Kontokontrol overstyrer ligeledes den medarbejderspecifikke kontrol.

Eksempler på opsætning i praksis

1. Generel stikprøvekontrol

Med denne model udtages eksempelvis 50 % af alle godkendte transaktioner tilfældigt til kontrol i Finans, før de frigives til endelig bogføring.

• Opsætning af generel stikprøvekontrol >>

2. Kontrol af specifikke konti

Du kan vælge, at udvalgte konti altid skal kontrolleres. Hvis du f.eks. vælger kontoen "Hotel", vil alle transaktioner herpå altid blive fastholdt til kontrol i Finans før bogføring – uanset den generelle stikprøveprocent.

• Opsætning af konto til kontrol >>

3. Kontrol af specifikke medarbejdere

Hvis en medarbejder er ny, eller der ofte opleves fejl i afregningerne, kan vedkommende opsættes til 100 % kontrol. Medarbejderen vil her blive kontrolleret konsekvent, uafhængigt af de generelle stikprøver og kontoregler.

• Således opsættes specifik stikprøve på medarbejder >> 

Baseret på de funktioner og den logik, der er beskrevet for CPM, får du her tre strategiske forslag til konkrete opsætninger, som også kan bruges i kombination. De er rettet mod at balancere tillid/automatisering med risikostyring, så Finans kun bruger tid på det, der reelt kræver opmærksomhed.

Opsætning 1: "Fokus på moms" (Revisionssikker)

Visse omkostningstyper har skattemæssigt komplekse regler (f.eks. fradrag for repræsentation vs. personaleleje). Denne opsætning sikrer, at Skat ikke kommer efter jer.

• Generel stikprøvekontrol: Sættes lavt (f.eks. 20%).
• Kontokontrol (Bestemte konti): 100% kontrol på konti som "Repræsentation", "Gaver" og "Hotel".
• Hvorfor den virker: Hotel- og repræsentationsbilag indeholder ofte specifikke momskoder, eller krav om at der skal være angivet deltagere. Ved at låse disse specifikke konti til altid at ramme Finans, sikrer I 100% compliance på de områder, hvor eksterne revisorer og Skat typisk kigger mest efter.

Opsætning 2: "The Clean Slate" (Til den modne og trygge organisation)

Denne opsætning maksimerer tidsbesparelsen og stoler på ledergodkendelsen, men holder fingeren på pulsen med en lav stikprøvekontrol.

• Generel stikprøvekontrol: Sættes til 10% eller 15%.
• Kontokontrol: Ingen specifikke konti er låst til 100% kontrol, medmindre de er lovmæssigt følsomme (f.eks. repræsentation eller Hotel i indland - Se opsætning 1).
• Hvorfor den virker: 85-90% af alle transaktioner flyder uforstyrret igennem systemet direkte til bogføring, så snart lederen har godkendt. Finans tjekker kun et mindre, tilfældigt udvalg for at sikre, at det generelle niveau er i orden.

Opsætning 3: "Onboarding & Træning" (Fokus på medarbejderen)

Denne model beskytter datakvaliteten, når der starter nye medarbejdere, eller hvis en medarbejder har svært ved at ramme rigtigt i konteringen.

• Generel stikprøvekontrol: Holdes på standarden (f.eks. 25%).
• Medarbejderkontrol: 100% kontrol på specifikke personer (f.eks. nyansatte i deres første 3 måneder, eller medarbejdere med en historik af mange fejl).
• Hvorfor den virker: Da medarbejderkontrol sat til 100% har højeste prioritet, sikrer I, at den nye medarbejders bilag fanges hver gang. Finans kan fange fejlene i oplæringsfasen, før de rammer bogføringen, uden at det generer resten af virksomhedens flow.

Et godt råd til at starte på: Start med Opsætning 1 eller 3. Det giver Finans en tryghed om, at de "farlige" eller dyre bilag stadig bliver tjekket manuelt, mens I roligt kan skrue ned for den generelle stikprøveprocent og mærke tidsbesparelsen på hverdagsbilagene.