CPM: Finansgodkendelsesrapport (Afrapportering og ROI)

Når CPM (Company Policy Manager) er aktiveret, automatiseres en stor del af virksomhedens bilagsflow. For at give Finansafdelingen fuld gennemsigtighed og dokumentation for denne proces genererer Acubiz automatisk en månedlig Finansgodkendelsesrapport.

Rapporten giver et detaljeret indblik i de seneste 30 dages transaktioner og viser præcis, hvilke bilag der er blevet godkendt automatisk af CPM, og hvilke der er blevet udtaget til manuel kontrol. Det er her, virksomheden sort på hvidt kan aflæse den sparede arbejdsbyrde (ROI) i Finans.

ℹ️ Bemærk: Finansgodkendelsesrapporten er en integreret del af CPM-tilkøbsmodulet. Hvis modulet ikke er aktiveret, vil rapporteringsmuligheden ikke være tilgængelig.

Aktivering og opsætning

Rapporten konfigureres under Lokale indstillinger, hvor funktionen kan aktiveres eller deaktiveres.

Systemet genererer automatisk rapporten den første dag i hver måned med data fra den forgangne måned. For at sikre hurtig opfølgning kan der angives en gyldig e-mailadresse i feltet Send rapport til, hvorefter den ansvarlige modtager en direkte notifikation ved dannelsen.

Sådan tilgås og bruges rapporten

De historiske rapporter gemmes i systemet og kan til enhver tid findes via følgende sti: Finans ➔ Afstemning ➔ Company Policy Manager rapporter

Oversigten præsenterer de seneste måneders rapporter. Hver rapport indeholder en komplet sammentælling af de transaktioner, der enten har krævet et manuelt gennemsyn, eller som er fløjet automatisk igennem til eksport via CPM-autogodkendelsen.

Måling af effektivitet (Eksempel)

Rapporten synliggør effektiviseringen direkte. I nedenstående tabel ses et eksempel fra en virksomhed, der har opsat specifikke beløbsgrænser på omkostningstyper, udvalgte medarbejdere i 100% kontrol samt en generel stikprøvesats på 1%:

I dette scenarie har Finansafdelingen reduceret deres manuelle bilagshåndtering med over 75%, da tre ud af fire bilag er bogført helt automatisk.

Datofelter og nøgletal i rapporten (Datagrundlag)

Når en specifik rapport åbnes, er dataene opdelt i følgende elementer, som forklarer, hvorfor bilagene er havnet til kontrol:

• Rapportdato: Datoen, hvor CPM-rapporten er genereret og har foretaget sammentællingen for den forgangne måned.
• Total antal: Det samlede antal transaktioner, der er strømmet igennem Acubiz i den pågældende måned.
• Dokumenter valgt: Det samlede antal transaktioner, som er blevet sorteret fra til manuel kontrol i Finans baseret på jeres samlede regelsæt.
• Stikprøve (Medarbejder): Antallet af transaktioner, der er udtrukket som følge af målrettet kontrol på specifikke medarbejderprofiler. (Disse er inkluderet i "Dokumenter valgt").
• Stikprøve (Firma): Antallet af transaktioner, der er udtrukket baseret på den generelle stikprøveprocent (f.eks. 1%). (Disse er inkluderet i "Dokumenter valgt").
• Beløb overskredet: Angiver hvor mange af de udvalgte transaktioner, der blev fastholdt, fordi de overskred en defineret beløbsgrænse på en omkostningskonto (f.eks. 124 ud af 165 bilag).
• Land: Angiver hvor mange af de udvalgte transaktioner, der blev fastholdt, fordi de var foretaget i et specifikt, kontrolleret land (f.eks. 14 ud af 165 bilag).
• Tilpasset check: ⚠️ Legacy-felt. Benyttes ikke længere og vil altid have værdien nul (0).

Rapportens arbejdsstatus

For at sikre et struktureret internt workflow i Finans, kan hver rapport tildeles en status:

1. Ny: Rapporten er genereret, men endnu ikke gennemset (standardstatus).

2. I gang: Rapporten og de tilhørende afvigelser er under behandling.

3. Behandlet: Månedens kontrol og afstemning er afsluttet og godkendt af Finans.

Felter i rapporten

Ved at klikke på rapporten, kan der downloades en fil, som giver yderligere detaljer.