CPM: Målrettet medarbejderkontrol (Kvalitetssikring)

Selvom CPM (Company Policy Manager) overordnet arbejder på at automatisere processer baseret på beløb og konti, giver modulet også mulighed for at iværksætte en målrettet medarbejderkontrol. Denne funktion er særligt anvendelig til onboarding-forløb for nyansatte, eller hvis en medarbejder har en historik med hyppige fejl i sine afregninger.

Ved at aktivere kontrollen på individniveau sikrer I, at datakvaliteten forbliver høj, mens medarbejderen modtager den nødvendige træning i virksomhedens udgiftspolitik.

Systemhierarki og prioritering

Når en medarbejder tildeles en specifik kontrolprofil, vil denne indstilling som udgangspunkt overstyre de lempeligere regler i systemet – herunder den generelle stikprøvekontrol og visse kontospecifikke opsætninger.

Dog arbejder funktionen i tæt samspil med det øvrige hierarki, hvilket betyder, at mere strikse kontoregler (f.eks. 100 % kontrol på specifikke lande eller høje beløb) stadig vil blive håndhævet uafhængigt af medarbejderens personlige sats.

Opsætning i Acubiz

Konfigurationen foretages direkte på den enkelte medarbejderprofil under menupunktet Firmapolitik ➔ Finansgodkendelse:
 

• Deaktiveret kontrol (Standard): Når stikprøvekontrollen er deaktiveret på profilen, følger medarbejderen blot virksomhedens generelle CPM-flow (f.eks. en generel stikprøve på 10 % eller 25 % sammen med de almindelige kontoregler).
  
   
• Procentvis medarbejderkontrol (F.eks. 50 %): Når stikprøvekontrollen aktiveres og sættes til en specifik værdi – eksempelvis 50 % – vil systemet automatisk udtage halvdelen af medarbejderens samlede transaktioner til manuel kontrol i Finans. Dette sker uafhængigt af, om virksomhedens generelle stikprøvekontrol er sat væsentligt lavere.
  
   
• Fuld kontrol (100 %): Hvis værdien sættes til 100 %, sendes samtlige transaktioner fra den pågældende medarbejder konsekvent til manuel godkendelse i Finansafdelingen før endelig bogføring. Da en medarbejderkontrol på 100 % har systemets absolut højeste prioritet, sikrer det fuldstændig gennemsigtighed og kontrol over den valgte persons forbrug.
  

Strategisk fordel

Denne differentierede tilgang betyder, at Finansafdelingen kan yde en fokuseret indsats over for enkelte medarbejdere i en begrænset periode uden at skulle stramme reglerne for hele organisationen. Resten af virksomheden kan fortsat nyde godt af et fuldt automatiseret flow, mens datakvaliteten på de kritiske profiler sikres.