Inden implementeringsforløbet

Fuldmagt til datalevering

Der skal skabes forbindelse mellem Acubiz og virksomhedens kreditkortudbyder. Hertil skal der udfyldes en fuldmagt hvor I giver tilladelse til, at kreditkortudbyderen sender elektroniske transaktions data til Acubiz.

Jo hurtigere fuldmagten udfyldes og returneres til Acubiz, des hurtigere modtager vi data og kan igangsætte implementeringsforløbet. Herefter fremsender Acubiz fuldmagten til kreditkortudbyderen og afventer data.

NB: Fra kreditkortudbyderen har modtaget fuldmagten til Acubiz modtager data går der ca. 7-14 hverdage. Derfor er fuldmagten en vigtig faktor for, at komme godt i gang.   

Kreditkort typer

For den mest korrekte opsætning er det vigtigt, for Acubiz, at vide hvilken kreditkortudbyder virksomheden benytter. Eurocard, Master Card osv. Acubiz håndterer mange forskellige kreditkortudbydere.

Ligeledes er det vigtigt, at vide hvem der modtager fakturaen på kreditkortene. Der er følgende aftaler

1. Virksomhed betaler og virksomhed hæfter (Firmabetalte)
2. Bruger betaler og virksomhed hæfter (Privat betalte)
3. Bruger betaler og bruger hæfter (skal ikke i Acubiz).

Det er vigtigt, at fuldmagten er udfyldt med de korrekte informationer så Acubiz modtager korrekte data.

Bruger match nøgle

Når data leveres til Acubiz fra kreditkortudbyderen, leveres de enkelte transaktioner med en bruger-reference (eller nøgle ID) som identificerer den enkelte medarbejder. Når der skal foretages integration til Acubiz er det vigtigt at disse nøgle ID'er er unikke pr. bruger da Acubiz bruger netop dette nøgleID til at adskille brugerne fra hinanden og matche transaktionerne.

Virksomheden kan rette henvendelse til kreditkortudbyderen og evt. modtage en liste over alle kortholdere og dermed også se hvilke nøgleID'er der er oprettet. Der kan være forskellige løsninger til hvilket nøgleID der benyttes:

1. Kreditkortudbyderens eget nøgleID pr. kortholder
2. Brugerens initialer
3. Brugerens medarbejdernummer
4. ... eller andet nøgleID (dette afhænger af virksomhedens aftale).

Data levering

For at få det optimale udbytte af Acubiz skal der bestilles 2 leverancer af kreditkorttransaktioner

1. Dags data (det daglige brug på kreditkortene)
2. Faktura data (den månedlige faktura fra kreditkortudbyderen) 

Der kan være tilfælde hvor kreditkort udbyderen ikke kan levere faktura data, men det er anbefalelsesværdigt, at hvis kreditkortudbyderen tilbyder dette, at det således også leveres til Acubiz. Det giver bedre afstemningsmuligheder i Acubiz over mod virksomhedens regnskabssystem (ERP).

Er I i tvivl om ovenstående kan Acubiz være behjælpelig.