Implementeringsforløbet vil som udgangspunkt være således.

1. Implementeringsmøde, herunder integration, konfiguration og opsætning:
2. Kundens test-periode (POC)
3. Løbende opfølgning og klargøring til Go-Live
4. Intern kommunikation til brugere omkring det nye system
5. Go-Live

Implementeringsmøde

På implementeringsmøde tages en dialog omkring konteringsprincipper, flow og processer samt opsætning og konfiguration af Acubiz til håndtering af virksomhedens ønsker og behov.

Roller i Acubiz

Læs mere om Standard- og Pro-brugere: Roller som kan tildeles brugere i Acubiz

Roller i implementeringsfasen

Målet for denne dag er, at der leveres en (rimelig) klar Acubiz løsning. Der kan være områder som ikke er færdigkonfigureret og oprettet, men det er muligt, at foretage en gennemgribende test af Acubiz inden evt. andet opfølgningsmøde. Specifikke emner under implemementeringsmødet:

• Godkender flow
  Hvem er brugerens godkender? Er det en direkte chef eller er der evt. projekt- eller afdelingsgodkendelse? Har brugeren en prokura-grænse for hvad der skal til godkendelse. Har godkenderen en prokura-grænse for hvor meget den enkelte må godkende for? Flowet i Acubiz er:
  MEDARBEJDER => GODKENDER => FINANS. Læs mere om Flow i Acubiz
• Dimensions opsætning (konteringsstreng)
  For at få den korrekte konteringsstreng skal der tales om evt. hvilke dimensioner der benyttes i virksomheden. Eks. Afdeling, kostcenter, Projekt etc. Er der afhængigheder imellem dimensionerne og hvilke skal være synlige for brugeren. Her skal der tænkes meget på "Hvad kan brugeren tage stilling til". Det er ikke alle brugere der er konterings- og/eller moms-eksperter.
• Kontoplan / omkostningstyper
  I Acubiz skal der oprettes en kontoplan som brugerne skal kontere deres omkostninger efter. Det er vigtigt, at disse oprettes med slut-brugeren i tankerne. Det skal være nemt og overskueligt. Navnet på omkostningstypen skal være sigende for den kvittering brugeren står med i hånden. Der skal tænkes på moms-koder (som brugeren ikke skal se) etc. Ligeledes skal tales om evt. firmapolitikker for hhv. brugere og konti.
  Se evt. Acubiz forslag til omkostningstyper: ExpenseTypes(Account template).xlsx
• Acubiz konteringsprincipper
  Der skal tales om hvordan tankerne fra Acubiz' side er omkring konteringsprincipperne. Hvordan der bliver bogført i de forskellige situationer og på hvilke tidspunkter. Link til konteringsprincipperne > 
• Udbetaling af tilgodehavende
  Skal medarbejder tilgodehavender registreres i et lønsystem eller udbetales via kreditorudbetaling i regnskabssystemet.

Kundens test-periode (POC)

Efter første konfigurationsmøde leveres en (eller flere) brugbar(e) Acubiz EMS løsning(er). Her vil der kunne foretages test af kunden i en periode baseret på reelle data og gennemgå den opsætning der er lavet ud fra første implementeringsmøde.

Intet er mejslet i granit så der kan løbende foretages ændringer inden Go-Live.

Løbende opfølgning og klargøring til Go-Live

Detaljer for den daglige brug af Acubiz, herunder ADMINISTRATOR- samt FINANS-rollerne. Implementeringsmødet kan have dækket områderne, men det forventes, at Acubiz er opsat og konfigureret færdigt således, at der fokuseres på brug og flow og Go-Live.

Intern kommunikation til brugere

Det nye Acubiz system skal selvfølgelig introduceres til alle relevante medarbejdere i virksomheden. Der er flere metoder til dette og disse kan benyttes i forskellige kombinationer, f.eks:

1. Velkomst e-mail Skabelon til velkomstmail >
2. Intranet information (hvis muligheden er til stede)
3. Interne fællesmøder med introduktion
4. Workshops

Som udgangspunkt er det virksomheden selv der står for disse tiltag via de superbrugere der er uddannet via implementeringsmødet.

Efter dette er Acubiz klar til Go-Live.