Testperiode (POC) og tjekliste

Formålet med denne testperiode (Proof of Concept) er at efterprøve opsætningen af Acubiz i praksis. Det er jeres mulighed for at sikre, at systemet er konfigureret nøjagtigt som aftalt, og at alle arbejdsgange fungerer hensigtsmæssigt før endelig idriftsættelse.

Brug nedenstående tjekliste til at gennemgå og godkende de enkelte områder.

1. Stamdata & Brugere

Brugeroprettelse & Profiler

• [ ] Grundlæggende medarbejderdata: Er for- og efternavne korrekte og unikke?
• [ ] E-mailadresser: Er e-mails korrekte? (Bemærk: Skal matche AD-e-mail, hvis der anvendes SSO).
• [ ] Medarbejdernummer: Er numrene synkroniseret med lønsystemet?
• [ ] Godkendelsesflow: Er den korrekte godkender (nærmeste leder) tilknyttet medarbejderen?
• [ ] Systemroller: Er rollerne (Bruger, Godkender, Administrator, Finans) tildelt korrekt?

Medarbejderindstillinger & Mellemregning

• [ ] Standarddimensioner: Er der angivet standarddimensioner på medarbejderniveau (hvis relevant)?
• [ ] Mellemregningskonti: Er konti for udlæg, kontanthævninger, privatkøb på firmakort samt privatbetalte kreditkort opsat korrekt?
• [ ] Kørsel & Rejsegodtgørelse: Er satser og regler for kørsel og diæter defineret?
• [ ] Notifikationer: Er e-mailindstillinger aktiveret korrekt?
• [ ] Company Policy Management (CPM): Er regler for bl.a. spottjek og politikker defineret på brugerne?

2. Dimensioner & Kontering

Dimensioner

• [ ] Dimensionsniveauer: Er de korrekte niveauer oprettet, og er det defineret, hvilke niveauer brugeren skal kunne se?
• [ ] Obligatoriske felter: Er det markeret korrekt, hvilke dimensioner der er mandatory (tvungne)?
• [ ] Navngivning (Labels): Er labels sprogstyret og gjort brugervenlige for medarbejderne?
• [ ] Dimensionsværdier: Er alle relevante værdier oprettet (f.eks. omkostningssteder, projekter)?
• [ ] Afhængigheder & Godkendelse: Fungerer evt. dimensionsafhængigheder og dimensionsbaseret godkendelse efter hensigten?

Kontering & Kontoplan

• [ ] Kontoplan: Er alle relevante konti oprettet med rette konteringsnumre og brugervenlige navne?
• [ ] Dimensionstwist: Er krav om dimensioner angivet korrekt på kontoniveau?
• [ ] Moms & Forklaringer: Er momskoder og kontoforklaringer tastet rigtigt ind?
• [ ] Systemkonti & Lønarter: Er de korrekte lønarter tilknyttet systemkontiene?
• [ ] Split-konti: Er eventuelle split-konti oprettet og testet?

3. Kreditkortintegration

• [ ] Fuldmagt: Er fuldmagten udfyldt, underskrevet og sendt til kreditkortleverandøren?
• [ ] Transaktionsfeed: Er de første test-transaktioner modtaget succesfuldt fra leverandøren?
• [ ] Konteringsopsætning: Er de automatiske konteringer for kreditkort på plads?
• [ ] Medarbejdermatch: Leveres transaktionerne med den korrekte nøgle (MedarbejderID), og bliver de matchet automatisk til de rette brugere?

4. Dataintegration & Automatisering

Dataudveksling (Stamdata)

• [ ] SFTP-adgang: Er SFTP-konti oprettet, og er adgangen kontrolleret og godkendt?
• [ ] Importrutiner: Fungerer automatisk import af henholdsvis medarbejdere og dimensioner?
• [ ] Webservice (hvis relevant): Fungerer dataudveksling via webservice som ønsket?

Rapporter & Kontrol

• [ ] Statusmails: Er de rette ugedage (M, T, O, T, F) valgt til udsendelse af statusmails til brugerne?
• [ ] Kontrolrapporter: Er dublet-rapporten og CPM-rapporten (Company Policy Manager) sat op og testet?

5. Eksporter (Bogføring & Løn)

Eksporttyper & Integration

• [ ] Eksportopsætning: Er der styr på processerne for de eksporter, der skal benyttes?
  • Hensættelser
  • Afregnede omkostninger
  • Fakturaeksport
• [ ] Integrationstype: Er det defineret og testet, om eksporten skal køre automatisk eller manuelt?

Formatkontrol

• [ ] Dataformater: Er filformaterne fastsat og valideret (korrekte kolonner, datoformater, numeriske formater og summering)?
• [ ] Sluttest: Er eksportfilerne testet, kontrolleret og indlæst fejlfrit i jeres økonomi- og lønsystem?