Implementeringsforløb for Acubiz

Forløbet er designet til at sikre en tryg, effektiv og veldokumenteret udrulning af Acubiz i virksomheden. Processen er opdelt i fem primære faser:

• Implementeringsmøde: Integration, konfiguration og opsætning
• Testperiode (POC): Kundens interne afprøvning og validering
• Opfølgning & Klargøring: Finjustering og klargøring til Go-Live
• Intern kommunikation: Forberedelse og træning af slutbrugere
• Go-Live: Systemet sættes i fuld drift.

1. Implementeringsmøde: Konfiguration og processer

På implementeringsmødet kortlægger vi virksomhedens nuværende processer og behov. Formålet er at omsætte jeres arbejdsgange, konteringsprincipper og godkendelsesflow til en optimal opsætning i Acubiz.

Specifikke fokusområder på mødet:

• Godkendelsesflow: Vi definerer flowet Medarbejder ➔ Godkender ➔ Finans. Her afklares det, om der godkendes af den direkte leder, eller om der kræves projekt-/afdelingsgodkendelse, samt om der skal integreres prokura-grænser. (Læs mere: Flow i Acubiz)
• Dimensionsopsætning (Konteringsstreng): Vi afstemmer, hvilke dimensioner (f.eks. afdeling, kostcenter, projekt) der skal være synlige for brugeren. Fokus er at holde det så simpelt som muligt for slutbrugeren, uden at miste den nødvendige data til økonomisystemet.
• Kontoplan og omkostningstyper: Vi opretter en brugervenlig kontoplan. Omkostningstyperne navngives logisk efter de kvitteringer, medarbejderne står med i hånden (f.eks. "Hotel", "Repræsentation"), mens komplekse elementer som momskoder skjules i baggrunden. (Se: Acubiz forslag til omkostningstyper)
• Konteringsprincipper: Gennemgang af Acubiz' standarder for bogføring – herunder hvordan og hvornår data overføres til jeres finanssystem. (Læs mere: Acubiz konteringsprincipper)
• Udbetaling af tilgodehavender: Afklaring af, om medarbejderudlæg skal afregnes via lønsystemet eller som en kreditorudbetaling i regnskabssystemet.

Målet for mødet: At levere en fuldt funktionel basisopsætning af Acubiz. Selvom enkelte detaljer kan udestå, vil løsningen være klar til en gennemgribende test.

2. Brugerroller og rettigheder

For at sikre den rette adgang og funktionalitet, tildeles brugere specifikke roller i Acubiz. Nedenfor ses matrixen for de generelle roller samt de dedikerede roller i selve implementeringsfasen.

Standard- og Pro-roller i Acubiz

(Læs mere: Standard- og Pro-brugere i Acubiz)

Dedikerede roller i implementeringsfasen

3. Kundens testperiode (Proof of Concept - POC)

Efter det indledende konfigurationsmøde overdrages en eller flere testklare Acubiz-løsninger. I denne fase har I mulighed for at:

• Teste systemet af med rigtige virksomhedsdata.
• Efterprøve det opsatte godkendelsesflow og dimensionerne.

Bemærk: Intet er låst i denne fase. Opsætningen kan løbende tilpasses og finjusteres helt frem til den endelige Go-Live.

4. Løbende opfølgning og klargøring til Go-Live

Her opsamler vi erfaringerne fra testperioden. Vi sikrer, at administrator- og finansrollerne er helt fortrolige med den daglige drift og kontrolfunktionerne. Fokus skifter her fra teknisk konfiguration til det praktiske flow og den endelige forberedelse af organisationen.

5. Intern kommunikation og forberedelse af brugere

For at sikre en succesfuld udrulning skal det nye Acubiz-system introduceres grundigt for medarbejderne. Det anbefales at kombinere følgende indsatser:

• Velkomst-mail: Udsendelse af introduktion og log-in detaljer. (Hent: Skabelon til velkomstmail)
• Intranet: Publicering af Quick Guides og FAQ (hvis tilgængeligt).
• Fællesmøder: Korte præsentationer af det nye setup for hele afdelinger.
• Workshops: Hands-on træning for udvalgte nøglepersoner.

Som udgangspunkt varetager jeres egne superbrugere (som er blevet uddannet under implementeringsmødet) den interne træning og kommunikation.

Efter afslutningen af denne fase er systemet officielt i drift (Go-Live).