Dataintegration: Fra Acubiz til eksterne systemer

Acubiz leverer validerede og bogføringsklare data til virksomhedens ERP-system (regnskabssystem). Data leveres i en standardiseret Acubiz-bogføringsfil, som efterfølgende indlæses i ERP-systemet.

Vigtigt vedr. automatisering:
Hvis der ønskes en automatiseret integration, er det et krav, at kunden tilknytter en it-ressource til projektet. Dette kan være en intern medarbejder eller en ekstern ERP-leverandør. It-ressourcen skal være tilgængelig for afklarende spørgsmål under implementeringen og bør orienteres om kravene allerede i den indledende fase.

Processen for håndtering af bogføringsdata

Håndteringen af bogføringsdata er opdelt i tre primære faser:

1. Dannelse af bogføringsdata i Acubiz

Data kan genereres på to måder i Acubiz:

• Manuel dannelse: Bogføringsfilen genereres manuelt af brugeren og downloades direkte til lokal computer.
• Automatisk dannelse: Systemet genererer automatisk bogføringsfilen i henhold til en fastlagt tidsplan og placerer den på en sikker Acubiz SFTP-server.

2. Overførsel af bogføringsdata til virksomheden

Overførslen af filen afhænger af den valgte dannelsesmetode:

• Ved manuel dannelse: Brugeren gemmer filen lokalt og håndterer den efterfølgende proces manuelt.
• Ved automatisk dannelse: Virksomheden skal etablere en løsning (klient/script), der automatisk henter filer fra Acubiz SFTP-serveren og placerer dem på virksomhedens eget netværk eller server.

3. Indlæsning i ERP-systemets kassekladde

Uanset om filen overføres manuelt eller automatisk, skal den indlæses i ERP-systemet.

• Der skal konfigureres en indlæsningsmetode (import-mapping) i regnskabssystemet, som kan matche formatet i Acubiz-filen og overføre data til en kassekladde.
• Fremgangsmåden varierer afhængigt af det specifikke ERP-system, men slutmålet er det samme: Data skal være placeret korrekt i systemet, klar til endelig bogføring.

Teknisk dokumentation og forberedelse

Uanset den valgte integrationsmetode skal ERP-systemet konfigureres til at kunne læse Acubiz-formatet.

• Teknisk specifikation: Den tekniske dokumentation til Acubiz-bogføringsdata kan findes her. Vi anbefaler, at dette link fremsendes til jeres it-ressource med det samme, så opgaven kan estimeres og planlægges.
• Generel information: Du kan læse mere om vores integrationsmuligheder, digitalt arkiv og kvitteringshåndtering her: Digitalt arkiv, digitale kvitteringer, regnskabssystemer og integrationer med Acubiz

Bemærk: Det er afgørende for tidsplanen, at integrationsopsætningen er testet og godkendt inden Go-Live.