Forberedelse til implementeringsforløb

For at sikre en effektiv og problemfri implementering af Acubiz, beder vi jer gennemgå og forberede nedenstående punkter inden opstart.

• 1. Fuldmagt til bank/kortudsteder
• 2. Kreditkorttyper og hæftelsesforhold
• 3. Bruger-matchnøgle (Unikt ID)
• 4. Levering af banktransaktioner (Datatyper)

1. Fuldmagt til bank/kortudsteder

For at Acubiz kan modtage transaktionsdata automatisk, skal der udfyldes en fuldmagt, som giver kortudbyderen tilladelse til at videresende data til os.

• Proces: Udfyld og returner fuldmagten til Acubiz hurtigst muligt. Vi sørger herefter for at indsende den til jeres kortudbyder.
• Tidshorisont: Bemærk, at der typisk går 7-14 hverdage, fra kortudbyderen modtager fuldmagten, til data lander hos Acubiz. En hurtig returnering er derfor afgørende for tidsplanen.

🔗 Se guiden: Overførsel af transaktioner fra bank/kortudsteder til Acubiz

2. Kreditkorttyper og hæftelsesforhold

For at sikre den korrekte systemopsætning skal Acubiz kende jeres kortudbyder samt strukturen for fakturering og hæftelse. Angiv venligst, hvilke af følgende aftalemodeller I benytter:

• Firmabetalt firmakort: Virksomheden betaler og hæfter.
• Privatbetalt firmakort: Medarbejderen betaler, men virksomheden hæfter.
• Privatkort: Medarbejderen betaler og hæfter selv (kan ikke integreres i Acubiz).

Sørg for, at fuldmagten afspejler de valgte korttyper korrekt, så vi modtager de rette datasæt.

3. Bruger-matchnøgle (Unikt ID)

Når kortudbyderen leverer transaktionsdata til Acubiz, medfølger der en unik brugerreference (en matchnøgle) for hver transaktion. Denne nøgle bruges til automatisk at matche transaktionerne med den rette medarbejder i Acubiz.

I kan rekvirere en kortholderliste hos jeres kortudbyder for at se, hvilket ID der er registreret. Afhængigt af jeres aftale med udbyderen anvendes typisk en af følgende løsninger:

• Kortudbyderens eget unikke ID pr. kortholder
• Medarbejderens initialer
• Medarbejdernummer
• Anden specifik identifikationsnøgle

4. Levering af banktransaktioner (Datatyper)

For at opnå det fulde udbytte af Acubiz anbefaler vi, at der bestilles to typer transaktionsdata hos kortudbyderen:

1. Dagsdata: Løbende registrering af det daglige forbrug.
2. Fakturadata: Den samlede månedlige faktura fra udbyderen.

Hvis jeres kortudbyder tilbyder levering af fakturadata, anbefaler vi klart at aktivere dette. Det sikrer en markant lettere og mere præcis afstemning i virksomhedens ERP-system.

Har I spørgsmål? 

Vores implementeringsteam sidder klar til at hjælpe jer godt igennem processen. Tøv ikke med at kontakte os, hvis I har brug for sparring.