For at få adgang til Acubiz skal der oprettes en brugerprofil til de individuelle brugere, som skal have benytte Acubiz. Det er vigtigt at vedligeholde brugere med relevant og opdateret information.

Klik på ikonet for Opret ny bruger. Formularen til brugeroprettelse indeholder flere områder, der skal udfyldes korrekt.

Nødvendige informationer:

Som minimum skal følgende informationer udfyldes:

• Fornavn + Efternavn
  Det er vigtigt, at kombinationen af for- og efternavn er unikt på tværs af alle brugere. Der kan ikke være 2 brugere med samme kombination af for- og efternavn. Løsningen til dette er evt. at gøre efternavnet unikt ved at tilføje initialer eller medarbejdernummer. Dette vil gøre to brugere med samme navn unikke. Eksempel
  • Peter Jensen (PJE)
  • Peter Jensen (PEJ)
• Initialer
  Feltet initialer er et påkrævet felt i Acubiz. Selve værdien behøver ikke være initialer, hvis virksomheden ikke benytter initialer. Værdien kan være hvad som helst, men skal repræsentere en unik værdi for den specifikke bruger. Det kunne være Initialer, medarbejdernummer eller anden værdi.
• E-mailadresse
  E-mail adressen skal være unik pr. medarbejder og kunne være en gyldig og aktiv e-mail adresse. Al kommunikation til brugerne foregår via email og hvis en bruger ikke har en gyldig email adresse vil brugeren ikke kunne nulstille sit kodeord og dermed ikke kunnne logge ind i Acubiz. Hvis der benyttes Single Sign On (SSO) skal email adressen ligeledes være registreret i virksomhedens AD for at kunne blive valideret til login.
• Brugerens godkender
  I Acubiz er det vigtigt at brugeren har en godkender påført sin profil da brugeren ellers ikke vil kunne sende sine udgifter til godkendelse. Acubiz har ikke et decideret hieararki indbygget, men hver bruger skal tildeles en godkender, som derfor i sidste ende er et internt Acubiz hieararki. Enhver bruger der har godkender rollen kan tildeles som godkender på en hvilken som helst bruger.

Personoplysninger

Tilhørsforhold til leder/godkender

Medarbejder kontering

Se Acubiz konteringsprincipper

Yderligere informationer

• Financielle dimensioner
  Selskab, afdeling eller costcenter. 
• Godkendelses prokura
  prokura for godkendere og egne afregninger
• Automatisk e-transaktionsmatch
  Se mere om tilknytning af kreditkort transaktioner til en bruger

Ovenstående informationer kan være individuelle fra firma til firma. Kig evt. på en eksisterende bruger og benyt den som skabelon til oprettelse af nye.

Er ovenstående udfyldt, kan den nye medarbejder gemmes iht. standardindstillingerne i AcubizEMS.