Introduktion

Et ERP-skifte kan foregå på flere måder, afhængigt af ændringer mellem det gamle og nye system. Hvis kontoplaner og finansielle dimensioner bevares, bliver overgangen mere smidig. Ofte kræver det dog ændringer i konteringsprincipper og dimensionsstrukturer, som også skal opdateres i Acubiz. Der kan også være nye API-baserede integrationer mellem Acubiz og det nye ERP-system der skal/kan overvejes.

Acubiz er bygget til at være ERP-fleksibel. Det betyder, at Acubiz er vant til at blive koblet fra ét system til et andet. Her er de vigtigste punkter, I skal have med i jeres tjekliste, specifikt rettet mod overgangen med jeres Acubiz løsning - uagtet om I har ét eller flere selskaber i Acubiz.

Indhold i denne artikel:

• Testmiljø - implementere ny opsætning
• Integration og Dataoverførsel
• Cut-over fasen (Overgangen)
  • Tømningsstrategi - Håndtering af åbne poster
• Brugeroplevelse og Organisation
   

Testmiljø - implementere ny opsætning

Vi anbefaler, at tilkøbe et separat testmiljø hos Acubiz. Dette vil give jer mulighed for trygt og sikkert at arbejde med den nye opsætning i et isoleret og lukket testmiljø, uden at skulle foretage ændringer direkte i jeres produktionsmiljø. På denne måde kan I minimere risikoen for fejl eller forstyrrelser i den daglige drift.

Et testmiljø giver jer desuden mulighed for at gennemføre grundige tests og finjusteringer af opsætningen i god tid før den endelige overgang. Det sikrer, at alle funktioner fungerer som forventet, og at eventuelle problemer kan identificeres og løses uden pres. Ydermere kan testmiljøet kobles sammen med jeres eget ERP-testmiljø, hvilket skaber en integreret og realistisk testplatform. Dette gør det muligt at simulere hele arbejdsgangen og sikre en gnidningsfri overgang til den nye opsætning.

ℹ️ Se gerne: Testmiljø i Acubiz: Forudsætninger

Integration og Dataoverførsel

Dette er det mest kritiske punkt. Acubiz skal kunne "tale" med det nye ERP-system fra dag ét.

API vs. Filoverførsel: 

Uagtet om jeres nuværende integration mellem jeres Acubiz løsning og jeres nuværende ERP system er API- eller filbaseret, så kan et ERP skifte introducere et skifte af integrationen. Det kan være at jeres nuværende integration er API-baseret og at jeres nye ERP integration skal være filbaseret eller omvendt. Oftest ser vi, at et ERP skifte ændrer integrationen fra filbaseret integration til en API integration.

Vi har flere samarbejdspartnere, hvor der allerede er etableret integrationer, som kan kommunikere med Acubiz.

• Microsoft Dynamics D365FO
• Microsoft Business Central D365BC
• Uniconta
• E-conomic
• Unik Advosys og Unik Bolig
• Kod selv op imod vores API: Acubiz SOAP API Documentation

Masterdata-synkronisering

Masterdata er et vigtigt punkt som skal med i implementeringen af nyt ERP system. Hvis I allerede har en API- eller filintegration mellem Acubiz og jeres interne systemer, som leverer medarbejderdata, skal der tages stilling til hvad der skal ændres og bibeholdes: 

• ERP som kildesystem
  Hvis det er jeres nuværende ERP-system, som leverer medarbejderdata, skal der netop foretages ændring så det fremadrettet er det nye ERP system der leverer disse data. Hvis det nye ERP ikke kan levere samme dat, så skal der tages stilling til at andet kildesystem, som skal levere data til Acubiz.
• 3. parts system som kildesystem
  Hvis kildesystemet ikke er jeres nuværende ERP system, kan det sagtens være at samme kildesystem kan levere de samme oplysninger til Acubiz. Der skal måske foretages ændring uagtet, da nogle af de data der sendes til Acubiz netop bliver påvirket ved skiftet til det nye ERP system. Dette kunne være konteringer (mellemregningskonti eller kreditornumre), samt default finansielle dimensionstilhørsforhold (afdeling, bærere etc.) 

Under alle omstændigheder er det vigtige elementer der skal tages med i betragtning ved skiftet.

Mapping af konti:

Det nye ERP-system har måske fået en grundlæggende ny opsætning. Alle disse skal mappes korrekt i Acubiz, før den første fil overføres. Her vil et Acubiz testmiljø være en stor hjælp at komme godt videre.

Alt der kan være påvirket i Acubiz i forhold til jeres nuværende opsætning er:

• Dimensioner i Acubiz
  Herunder nye dimensionsniveauer samt nye dimensionselementer, såsom "Afdeling", "Bærer", "Projekter" etc.

• Kontoplan (omkostningstyper)
  Listen med omkostningstyper skal opdateres med mapning til de nye kontonumre der benyttes i det nye ERP system.

• Momskoder
  Angivelsen af momskoderne i Acubiz skal opdateres til at reflektere de nye momskoder, som benyttes i det nye ERP system. 

• Kreditkort kontering
  Der skal opdateres kontonumre i forbindelse med de kreditkortkonteringer der benyttes i Acubiz

• Medarbejder konti
  Dette er nævnt under Masterdata-synkronisering, men pointen er at det skal opdateres.

Cut-over fasen (Overgangen)

Revisionen og controllerne skal kunne følge pengestrømmene nøje, også ved platformsændringer. Det er vigtigt at bevare fuld gennemsigtighed og sporbarhed i alle finansielle transaktioner, uanset system. Dette sikrer korrekt dokumentation og overholdelse af lovgivning og interne regler.

Compliance, Historik og arkivering:

Ved skift af ERP-system anbefaler vi ofte, at der oprettes en ny Acubiz-tenant (entitet), hvori de nye opsætninger og strukturer implementeres. Dette sikrer, at den tidligere tenant (entitet) bevares som et arkiv og kan tilgås af de personer, som I vælger skal have adgang. 

Tømningsstrategi - Håndtering af åbne poster

Det er vigtigt, at alle medarbejdere har indsendt og fået godkendt deres transaktioner inden en fastsat deadline. Denne deadline markerer tidspunktet for den sidste eksport til det gamle ERP-system. Derfor skal alle brugere informeres i god tid om denne deadline, så de har mulighed for at færdiggøre så meget som muligt, idet nogle medarbejdere kan være på ferie, syge eller have forladt virksomheden (som måske kræver en speciel strategi).

Det er muligt at generere rapporter i Acubiz, hvor dette overblik kan fastlægges, således at man kan vurdere omfanget af opgaven og antallet af involverede brugere. 

I dette scenarie er der forskel på om det er udlæg eller brug af Firma kreditkort.

Firma kreditkort - åbne poster

I dette eksempel er der tale om firmahæftende og firmabetalte kreditkort.

• Åbne kreditkort poster ved overgang til ny Acubiz-tenant
  Ved en overgang til en ny Acubiz tenant, vil det være kreditkort faktureringscyklus der er udslagsgivende. I gammel Acubiz tenant vil alle transaktioner til-og med en månedlig faktura, skulle færdiggøres i den gamle Acubiz tenant (til gammelt ERP system), hvorefter den nye/næste fakturaperiode vil være overført til den nye Acubiz tenant og skal afregnes der. Go-live dato vil være kort efter denne fakturacyklus.
  Eksempel på faktura cyklus, hvor Go-Live er 1. april og faktura der kommer d. 20/3 vil være inkluderet i ny Acubiz tenant.

  		Februar			Marts			April
  Fakturaperiode (hver d. 20. i måneden)	1			2			3			4
  Gammel Acubiz Tenant (gammelt ERP)	Data inkluderet
  Ny Acubiz tenant (nyt ERP)							Data inkluderet
  Go live med brugere i ny Acubiz tenant								Go live

  Denne overgang skal Acubiz nok hjælpe med, så der ikke kommer transaktioner forkert.
   

• Åbne kreditkort poster ved eksisterende Acubiz-tenant
  Her vil det være samme fakturacyklus der er bestemmende for overgangen, så en hel månedlig faktura færdiggøres i gammelt ERP-system og den næste starter i det nye ERP-system... men i samme Acubiz instans.

Udlæg - åbne poster

Generelt kan det være godt med en Freeze-periode, hvor brugerne ikke må lægge indlæg ind.

• Åbne udlæg (refunderinger) ved overgang til ny Acubiz-tenant
  Hvis der ligger åbne udlæg, som brugerne ikke har fået igennem inden deadline, skal brugerne afvente åbning for det nye system, hvor de skal oprette disse udlæg igen for at få dem udbetalt.

• Åbne udlæg (refunderinger) ved eksisterende Acubiz-tenant
  Beslut om ubetalte udlæg skal migreres manuelt til det nye ERP, eller om de skal færdigbehandles og udbetales fra det gamle system.

Brugeroplevelse og Organisation

Teknikken er én ting, men dine kolleger skal også kunne finde ud af det.

• Nye dimensioner for brugerne: Hvis det nye ERP kræver, at man skal vælge "Task" eller "Aktivitetskode" på alle transaktioner, så bliver Acubiz appen opdatet, så brugerne ser disse felter.

• Test, test, test: Kør en "End-to-End" test. Lav et udlæg i appen, godkend det, og se om det lander på den rigtige finans- og bankkonto i det nye ERP.

• Kommunikation: Informér medarbejderne om eventuelle "blackout" perioder, hvor de ikke kan få refunderet penge under selve systemskiftet.

Oversigt over datastrømmen

Rådgivning

En Acubiz konsulent kan rådgive om fremgangsmåde i relation til Acubiz opsætning og fremgangsmåder.